Mál nr. 35/2025. Ákvörðun kærunefndar útboðsmála.

Ákvörðun kærunefndar útboðsmála 5. september 2025
í máli nr. 35/2025:
Metatron ehf.
gegn
Kópavogsbæ og
Exton ehf.

Lykilorð
Krafa um afléttingu sjálfkrafa stöðvunar samningsgerðar.

Útdráttur
Í ákvörðun kærunefndar útboðsmála var lagt til grundvallar að kæra málsins hefði ekki leitt til sjálfkrafa stöðvunar samningsgerðar í hinu kærða útboði. Var kröfum, um að sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar yrði aflétt, því vísað frá.

Með kæru móttekinni hjá kærunefnd útboðsmála 18. júlí 2025 kærði Metatron ehf. (hér eftir „kærandi“) útboð Kópavogsbæjar (hér eftir „varnaraðili“) nr. 2505120 auðkennt „Fífan Endurnýjun Gervigrass og Frjálsíþróttasvæðis“.

Kærandi krefst þess að felld verði úr gildi ákvörðun varnaraðila 9. júlí 2025 um að velja tilboð Exton ehf. í útboðshlutanum „Fífan gervigras endurnýjun“ og að varnaraðila verði gert að auglýsa innkaupin að nýju. Þá krefst kærandi þess að kærunefnd útboðsmála láti í ljós álit sitt á skaðabótaskyldu varnaraðila gagnvart honum. Loks krefst kærandi þess að varnaraðila verði gert að greiða honum málskostnað.

Varnaraðila og Exton ehf. var kynnt kæran og gefinn kostur á að koma á framfæri athugasemdum. Varnaraðili krefst þess í greinargerð sinni 24. júlí 2025 að kærunefnd útboðsmála vísi frá öllum kröfum kæranda og aflétti sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar en til vara að kröfum kæranda verði hafnað. Exton ehf. sendi upplýsingar á nefndina með tölvupósti 31. júlí 2025. Exton ehf. lagði fram athugasemdir 20. ágúst 2025 og krefst þess að sjálfkrafa stöðvun útboðsins verði tafarlaust aflétt og að öllum kröfum kæranda verði hafnað eða vísað frá.

Með erindi 6. ágúst 2025 óskaði kærunefnd útboðsmála eftir að varnaraðili legði fram tilboðsgögn kæranda og Exton ehf. sem og önnur gögn sem félögin kynnu að hafa lagt fram við meðferð útboðsins. Varnaraðili svaraði erindinu samdægurs og afhenti umbeðin gögn.

Í grein 1.1.4 í útboðslýsingu kom fram að útboðinu væri skipt í tvo hluta, annars vegar „Fífan gervigras endurnýjun“ (hér eftir „1. hluti útboðsins“) og hins vegar „Fífan tartan endurnýjun“ (hér eftir „2. hluti útboðsins“). Kom fram að bjóðendum væri heimilt að bjóða í annan eða báða hluta útboðsins. Tilboð voru opnuð 10. júní 2025 og bárust tilboð frá kæranda og Exton ehf. í 1. hluta útboðsins.

Með tilkynningu 9. júlí 2025 tilkynnti varnaraðili bjóðendum að hann hefði ákveðið að velja tilboð Exton ehf. í 1. hluta útboðsins. Í tilkynningunni kom fram að 5 daga biðtími hæfist 10. júlí 2025 og lyki 14. sama mánaðar. Yrði ákvörðunin ekki kærð og útboðið stöðvað væri heimilt að ganga til samninga frá og með 15. júlí 2025. Með tilkynningu 15. júlí 2025 tilkynnti varnaraðili bjóðendum að tilboð Exton ehf. í 1. hluta útboðsins hefði verið endanlega samþykkt og því kominn á samningur milli aðila. Varnaraðili sendi tölvupóst 16. júlí 2025 til bjóðenda þar sem fram kom að fyrir mistök hefði tilkynning um töku tilboðs farið út 15. júlí 2025 en hún hefði með réttu átt að fara út eftir 10 daga biðtíma. Ný tilkynning yrði send út 22. júlí 2025.

Kærandi tekur meðal annars fram að honum hafi orðið ljóst að varnaraðili virtist hafa ranglega skilgreint innkaupin sem verksamning í skilningi 2. mgr. 4. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup og þar með aðeins gert ráð fyrir 5 daga biðtíma samkvæmt 86. gr. laganna. Kærandi hafi vakið athygli varnaraðila á að innkaupin teldust til vörusamnings í skilning 3. mgr. 4. gr. laga nr. 120/2016 og að lögboðinn biðtími væri tíu dagar en ekki fimm dagar, sbr. 1. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016. Varnaraðili hafi í kjölfarið afturkallað tilkynninguna. Kæra hafi því borist innan lögboðins tíma samkvæmt 1. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016 og haft í för með sér sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar eftir 1. mgr. 107. gr. laga nr. 120/2016.

Varnaraðili tekur meðal annars fram að tilkynnt hafi verið um töku tilboðs 15. júlí 2025. Í kjölfar athugasemda frá kæranda hafi tilkynningin verið afturkölluð og boðað að ný tilkynning yrði send 22. júlí 2025 að loknum 10 daga biðtíma. Þá segir varnaraðili að kæran hafi haft í för með sér sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar eftir 1. mgr. 107. gr. laga nr. 120/2016.

Exton ehf. vísar meðal annars til 3. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016 og 7. gr. laga nr. 7/1936 um samningsgerð, umboð og ógilda löggerninga. Í málinu liggi fyrir að tilkynning varnaraðila 16. júlí 2025 hafi ekki verið send fyrr en degi eftir tilkynningu um töku tilboðs og löngu eftir að Exton ehf. hafi móttekið tilkynningu um töku tilboðs. Að mati Exton ehf. sé því kominn á bindandi samningur milli aðila og sé ekkert sem geti haggað þeirri staðreynd, sbr. m.a. úrskurð nefndarinnar í máli nr. 34/2024.

Niðurstaða

Svo sem fyrr greinir var hinu kærða útboði skipt í tvo hluta og beinist kæra málsins að 1. hluta útboðsins.

Samkvæmt 3. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup skal samþykkja tilboð endanlega með tilkynningu um töku tilboðs innan gildistíma þess og er þá kominn á bindandi samningur á grundvelli útboðsgagna og tilboðs bjóðanda. Í 1. mgr. 114. gr. laga nr. 120/2016 segir að eftir að bindandi samningur samkvæmt lögunum hefur komist á verði hann ekki felldur úr gildi eða honum breytt þótt ákvörðun kaupanda um framkvæmd útboðs eða gerð samnings hafi verið ólögmæt. Í 2. mgr. ákvæðisins kemur fram að um gildi samninga, sem stofnað er til samkvæmt lögunum, fari að öðru leyti eftir almennum reglum fjármunaréttar. Samkvæmt 91. gr. laga nr. 120/2016 er kaupendum veittar afmarkaðar heimildir til að segja einhliða upp samningi á gildistíma hans auk þess sem eitt af úrræðum kærunefndar útboðsmála er að lýsa samninga óvirka, sbr. 1. mgr. 111. gr. og 115. gr. laganna.

Svo sem fyrr greinir tilkynnti varnaraðili bjóðendum um val á tilboði Exton ehf. 9. júlí 2025 og tilkynnti bjóðendum síðan 15. sama mánaðar að tilboðið væri endanlega samþykkt og því kominn á bindandi samningur milla aðila. Með tölvupósti degi síðar upplýsti varnaraðili bjóðendur að tilkynningin 15. júlí 2025 hefði verið send út fyrir mistök en skilja verður efni tölvupóstsins með þeim hætti að varnaraðili hafi með honum afturkallað tilkynninguna.

Tilkynning varnaraðila 15. júlí 2025 hafði þau réttaráhrif að með henni komst á bindandi samningur milli varnaraðila og Exton ehf., sbr. fyrrgreind 3. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016. Að mati kærunefndar útboðsmála gera lög nr. 120/2016 ekki ráð fyrir að kaupandi geti einhliða afturkallað tilkynningu um töku tilboðs með þeim réttaráhrifum að skuldbindingargildi samnings falli niður. Fremur verður að telja að meginregla laganna sé sú að samningar, sem komast á eftir lögunum, skuli halda gildi sínu. Þá verður hvorki ráðið af tölvupósti varnaraðila né málatilbúnaði hans að öðru leyti að afturköllun tilkynningarinnar hafi átt að skoðast sem ákvörðun um uppsögn samnings eftir 91. gr. laga nr. 120/2016 eða annars konar slit samnings eftir almennum reglum fjármunaréttarins. Þar að auki leiðir af 1. mgr. 114. gr. laga nr. 120/2016 að það er á valdsviði dómstóla en ekki kærunefndarinnar að leysa úr ágreiningi um gildi samnings sem gerður hefur verið samkvæmt lögum nr. 120/2016, sbr. 3. mgr. 86. gr., og sem kaupandi hefur lýst yfir að sé ógildur á grundvelli almennra reglna fjármunaréttar. Kærunefndin getur fjallað um gildi ákvörðunar um uppsögn samnings eftir 91. gr. eða lýst yfir óvirkni hans en á hvorugt reynir í málinu eins og það liggur fyrir nefndinni.

Samkvæmt framangreindu verður að líta svo á að til staðar sé bindandi samningur milli Exton ehf. og varnaraðila. Af þessu leiðir að kæra gat ekki haft þau réttaráhrif að stöðva samningsgerð sjálfkrafa eftir 1. mgr. 107. gr. laga nr. 120/2016. Verður því að vísa frá kröfum um að sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar verði aflétt.

Úr öðrum kröfum aðila verður leyst með úrskurði þegar aðilar hafa skilað endanlegum sjónarmiðum sínum í málinu og lagt fram þau gögn sem þeir telja máli skipta.

Ákvörðunarorð

Vísað er frá kærunefnd útboðsmála kröfum varnaraðila, Kópavogsbæjar, og Exton ehf. um afléttingu sjálfkrafa stöðvunar samningsgerðar í útboði nr. 2505120 auðkennt „Fífan Endurnýjun Gervigrass og Frjálsíþróttasvæðis“.

Reykjavík, 5. september 2025.

Reimar Pétursson

Kristín Haraldsdóttir

Hersir Sigurgeirsson