1322/2025. Úrskurður frá 5. desember 2025

Hinn 5. desember 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1322/2025 í máli ÚNU 25050008.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 10. maí 2025, beindu […] og […] til úrskurðar­nefnd­ar um upplýsingamál kæru þess efnis að mennta- og barnamálaráðuneyti hefði ekki afgreitt beiðni þeirra um gögn.
 
Með erindi til ráðuneytisins, dags. 3. apríl 2025, lögðu kærendur fram svohljóðandi beiðni:
 

Við óskum eftir því að fá nákvæmar upplýsingar um hvernig beiðni um upplýsingar sem við sendum ráðuneytinu þann 13. júlí 2023 var skráð og unnin hjá ráðuneytinu, þar með talið en ekki takmarkað við málsnúmer sem beiðnin var skráð undir hjá ráðuneytinu og öll gögn sem snúa að ákvörðunum um að afgreiða ekki beiðnina í um eitt og hálft ár. Þar meðtalið en ekki takmarkað við lista úr málaskrá yfir öll gögn málsins, tölvupósta um málið, nótur, fundargerðir, aðgang að málinu, haus úr málaskrá sem og upplýsingar um öll samskipti sem áttu sér stað um málið við aðila innan og utan ráðuneytisins munn­lega, skriflega og með öðrum hætti.

 
Í kæru er tilgreint að beiðnin hafi verið ítrekuð oft. Ráðuneytið hafi sent kærendum erindi, dags. 22. apríl 2025, þar sem segi: „Mennta- og barnamálaráðuneytið telur að það hafi svarað fyrirspurn ykkar, sbr. erindi ykkar frá 2. 3. 4. 6. 8. 9. og 10. apríl sl., þ.m.t. erind[um] sem hefur verið beint að ein­stök­um starfsmönnum ráðuneytisins, með fullnægjandi hætti. Athugasemdir ykkar við af­greiðslu málsins hafa verið mótteknar en ekki talin ástæða til að bregðast frekar við þeim.“
 
Þar sem ekki komi fram í erindi ráðuneytisins hvaða fyrirspurn það telji sig hafa svarað eða athuga­semd­ir um hvaða málum sé ekki talin ástæða til þess að bregðast við geti kærendur ekki verið viss­ir um að beiðni þeirra hafi verið afgreidd. Því sé óskað eftir að úrskurðarnefndin hlutist til um að beiðni þeirra verði svarað og afstaða tekin til hennar.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt mennta- og barnamálaráðuneyti með erindi, dags. 13. júní 2025. Í erindi nefnd­ar­innar var óskað upplýsinga um hvort erindi kærenda hefði verið afgreitt. Hefði erindið ekki verið af­greitt mæltist nefndin til þess að ákvörðun um afgreiðslu erindisins yrði tekin sem fyrst. Ef ráðu­neyt­ið hygðist ekki afgreiða beiðnina eða ef ákvörðun ráðuneytisins um afgreiðslu beiðninnar fæli í sér að ekki væri orðið við henni, í heild eða að hluta, væri ráðuneytinu gefinn kostur á að skila um­sögn um kæruna.
 
Viðbrögð ráðuneytisins við erindi úrskurðarnefndarinnar bárust með erindi, dags. 30. júní 2025. Í erindinu kom fram að hinn 11. apríl 2025 hefðu kærendur fengið afhent á minnislykli öll gögn máls MRN […]. Meðal gagna í því máli væri upplýsingabeiðni kærenda frá 13. júlí 2023. Í svari ráðuneytisins til kærenda, dags. 7. október 2024, hefði komið fram að ljósrit hefði verið gert af öllum gögnum sem heyrðu undir beiðni kærenda frá 13. júlí 2023 og þau varðveitt í læstum skjalaskáp. Í svarinu hefði einnig komið fram að engin önnur gögn hefðu verið búin til í ráðuneyt­inu vegna málsins. Öll gögn hefðu verið afhent á minnislykli 11. apríl 2025, auk þess sem kær­endur hefðu fengið gögnin afhent í október 2024.
 
Erindi ráðuneytisins var sent kærendum með erindi, dags. 8. júlí 2025. Í erindi úrskurðarnefndar­innar kom fram að þar sem kæra í málinu hefði lotið að afgreiðslutöfum og í ljósi þess að nefnd­inni hefðu nú borist upplýsingar frá ráðuneytinu um að beiðnin sem kæran laut að hefði verið afgreidd teldi nefndin ekki tilefni til að aðhafast frekar í málinu. Málið yrði því fellt niður á næsta fundi nefndarinnar, nema kærendur óskuðu eftir því að málinu yrði haldið áfram.
 
Með erindi, dags. 25. júlí 2025, upplýstu kærendur nefndina um að þeir teldu afgreiðslu ráðu­neyt­isins vera ófullnægjandi. Beiðnin sem kæran lyti að sneri að upplýsingum um það hvernig beiðni þeirra frá 13. júlí 2023 hefði verið skráð og unnin þegar hún barst, þ.e. hvar hún hefði verið skráð hjá ráðuneytinu og hvaða starfsmenn þess hefðu tekið ákvörðun um að hundsa beiðnina í meira en ár. Mál MRN […] hefði verið stofnað 4. október 2024; í samræmi við það væri ljóst að beiðnin hefði ekki verið skráð þar þegar hún barst. Þá hefði skjal með beiðni kærenda frá 13. júlí 2023, sem ráðuneytið hefði afhent kærendum 11. apríl 2025, verið búið til 9. apríl 2025. Kærendur telji að beiðni þeirra frá 3. apríl 2025 eigi að afgreiða aftur með tilliti til þess hvar beiðnin frá 13. júlí 2023 hafi verið skráð þegar hún var móttekin.
 

Niðurstaða

1.

Mál þetta varðar beiðni kærenda til mennta- og barnamálaráðuneytis um gögn og upplýsingar í tengsl­um við aðra beiðni þeirra til ráðuneytisins frá 13. júlí 2023. Kæra í máli þessu barst úrskurð­ar­nefndinni á þeim grundvelli að ráðuneytið hefði ekki afgreitt beiðni þeirra frá 3. apríl 2025. Ráðu­neytið lítur svo á að erindi til kærenda, dags. 11. apríl 2025, þar sem þeim voru afhent gögn á minnislykli, hafi verið afgreiðsla á beiðninni. Þar sem efnisleg afstaða ráðuneytisins liggur fyrir og kærendur fella sig ekki við hana mun úrskurðarnefndin leysa efnislega úr málinu.
 
Af gögnum málsins verður ráðið að beiðni kærenda frá 3. apríl 2025 lúti að því hvort og hvernig beiðni þeirra frá 13. júlí 2023 var skráð og unnin þegar hún barst ráðuneytinu, þ.e. áður en mál var stofnað í málaskrá ráðuneytisins í október 2024 með málsnúmerið MRN […]. Nefndin legg­ur þann skilning í málið að kærendur hafi ekki hug á að fá gögn þess máls afhent, enda hefur þegar verið skorið úr um rétt þeirra til aðgangs að gögnunum í úrskurði nr. 1296/2025. Þá skilur nefndin kær­endur svo að með skráningu sé átt við formlega færslu máls og málsgagna í rafræna málaskrá eða skjala­vistunarkerfi ráðuneytisins í samræmi við ákvæði laga um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014, og reglur um skráningu mála og málsgagna hjá afhendingarskyldum aðilum, nr. 85/2018, sbr. 26. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012.
 
Mál þetta lýtur að því hvort fyrir liggi önnur gögn en þegar hefur verið úrskurðað um sem varpi ljósi á skráningu og meðferð gagnabeiðni kærenda frá 13. júlí 2023 fram til þess að mál var stofnað í málaskrá ráðu­neytisins og beiðni kærenda afgreidd í október 2024. Að sögn ráðuneytisins liggja ekki fyrir önnur gögn í ráðuneytinu en þau sem kærendur hafa þegar undir höndum.
 

2.

Í 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga er mælt fyrir um að upplýsingaréttur almennings nái til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál og tiltekinna fyrirliggjandi gagna. Sama meginregla gild­ir um rétt til aðgangs að gögnum sem varða aðila sjálfan, sbr. 14. gr. laganna. Samkvæmt 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. er ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 3. mgr. lagagreinarinnar. Undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál er síðan hægt að bera synjun beiðni um aðgang að gögn­um samkvæmt upplýsingalögum, sbr. 20. gr. laganna. Upplýsingalög fjalla hins vegar ekki um skyldu stjórnvalda til að láta í té skýringar eða upplýsingar um starf­semi sína, nema slíkar upplýs­ingar séu fyrirliggjandi í tilteknum gögnum.
 
Í samræmi við framangreindar meginreglur nær úrskurðarvald úrskurðarnefndarinnar aðeins til þess hluta beiðni kærenda sem varðar aðgang að fyrirliggjandi gögnum. Að því leyti sem kærend­ur ósk­uðu eftir upplýsingum eða skýringum, þ.m.t. um munnleg samskipti eða önnur samskipti en skrif­leg, verður ekki tekin afstaða til þess í úrskurðinum nema að því leyti sem slíkar upplýsingar megi finna í fyrirliggjandi gögnum. Þá er sérstaklega tekið fram að úrskurðarvald nefndarinnar nær ekki til að skera úr um hvort og þá hvernig stjórnvöld sinni skráningarskyldu sem á þeim hvílir samkvæmt upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn.
 

3.

Samkvæmt gögnum þessa máls og málsins sem lauk með úrskurði nefndarinnar nr. 1296/2025 var beiðni kærenda frá 13. júlí 2023 varðveitt í tölvupósthólfi þess starfsmanns sem kærendur höfðu átt í samskiptum við fyrr á því ári. Beiðnin ásamt þeim samskiptum voru jafnframt geymd í læstum skjalaskáp. Ekki mun hafa verið stofnað mál í málaskrárkerfi ráðuneytisins um samskipti kærenda við ráðuneytið fyrri hluta 2023 eða beiðni þeirra um gögn frá júlí það ár fyrr en í október 2024.
 
Úrskurðarnefndin leggur þann skilning í skýringar ráðuneytisins í málinu að engin gögn liggi fyrir í vörslu þess sem falli undir beiðni kærenda sem hin kærða ákvörðun lýtur að. Nefndin hefur ekki forsendur til að draga í efa þær skýringar. Þá telur nefndin að í málinu séu hvorki vísbendingar um að annað mál hafi verið stofnað í málaskrárkerfi ráðuneytisins fyrr en í október 2024, né að fyrir liggi gögn sem snúi að ákvörðunum um að afgreiða ekki beiðni kærenda frá 13. júlí 2023 í um eitt og hálft ár. Að þessu virtu og með vísan til 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga verður lagt til grundvallar að gögn sem beiðni kærenda varðar liggi ekki fyrir hjá ráðuneytinu. Þar af leiðandi liggja ekki fyrir gögn sem réttur þeirra gæti náð til og verður ákvörðun ráðuneytisins því staðfest.
 

Úrskurðarorð

Staðfest er ákvörðun mennta- og barnamálaráðuneytis, dags. 11. apríl 2025, um afgreiðslu beiðni kærenda, […] og […], dags. 3. apríl 2025, um upplýsingar um hvernig beiðni þeirra frá 13. júlí 2023 hafi verið skráð og unnin hjá ráðuneytinu.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir