1296/2025. Úrskurður frá 25. september 2025

Hinn 25. september 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1296/2025 í málum ÚNU 23080019 og 25050009.
 

ÚNU 23080019

Kæra og málsatvik

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál barst kæra frá […] og […] með erindi, dags. 22. ágúst 2023. Efni kærunnar var að mennta- og barnamálaráðuneyti hefði ekki af­greitt beiðni þeirra um gögn sem lögð var fram 13. júlí 2023.
 
Samkvæmt kærunni sendu kærendur erindi til skrifstofustjóra í ráðuneytinu 1. febrúar 2023, þess efnis að þeir hefðu upplýsingar um alvarlegt mál […]. Í erind­inu óskuðu kærendur staðfestingar á því að:
 

1. skrifstofustjórinn myndi ekki deila persónuupplýsing­um kærenda með neinum, heldur prenta út fylgiskjöl og afhenda þeim sem við ætti,
2. þeir sem kæmu að vinnslu málsins myndu ekki dreifa upplýsingum um það án leyfis kær­enda, og að
3. myndir […] myndi skrifstofustjórinn prenta aðeins í einu eintaki sem hann héldi utan um og sýndi þeim sem þyrfti að sjá þær en engum leyfðist að fara með þær eða afrita þær.

 
Kærendum barst svar frá skrifstofustjóranum 4. febrúar 2023. Í því kom fram að hann gæti ekki stað­fest framangreind atriði en að farið yrði að lögum við meðferð gagna sem afhent væru ráðu­neyt­inu. Ef kærendur vildu að mál þeirra yrði tekið til meðferðar yrði erindi þeirra ásamt fylgi­skjöl­um vistað í rafræna málaskrá ráðuneytisins og svo úthlutað sérfræðingi í ráðuneytinu til vinnslu. Með erindi, dags. 15. febrúar 2023, samþykktu kærendur að mál þeirra yrði sett í þann far­veg.
 
Kærendur sendu ráðuneytinu fyrirspurnir 7. og 22. mars 2023 um hver staðan væri á máli þeirra. Með erindi, dags. 23. mars 2023, var kærendum tjáð að málið væri í rýni hjá lögfræðingi sem legði mat á hver yrðu næstu skref. Kærendur spurðust aftur fyrir um stöðu málsins 28. apríl og 18. maí 2023. Þeim erindum hefði ekki verið svarað. Af því tilefni sendu kærendur svohljóðandi gagna­beiðni til ráðuneytisins 13. júlí 2023:
 

Við óskum eftir öllum gögnum og upplýsingum sem Barna- og menntamálaráðuneytið er með um málin sem við leituðum til ykkar með, […]. Þar með talið alla tölvupósta, nótur, fundargerðir og öll önnur gögn sama hvort þau eru vistuð í málaskrá, í tölvupóstum starfsmanna eða með öðru sniði.
 
Við óskum eftir því að fá gögnin afhent á minnislykli og að öll skjöl séu í upprunalegum skjöl­um á því sniði sem þau eru vistuð þar sem fram kemur hvenær þau voru búin til. Ekki má eiga við gögnin á neinn hátt.

 

Málsmeðferð

Úrskurðarnefndin kynnti kæruna fyrir mennta- og barnamálaráðuneyti með erindi, dags. 13. sep­tem­ber 2023. Í erindinu kom fram að hefði beiðni kærenda ekki þegar verið afgreidd mæltist úr­skurð­arnefndin til þess að tekin yrði ákvörðun um afgreiðslu hennar. Ef ákvörðun ráðuneytisins fæli í sér synjun beiðninnar óskaði nefndin eftir um­sögn um þá afstöðu ráðuneytisins og afrits af þeim gögnum sem óskað hefði verið eftir. Erindi úr­skurðarnefndarinnar var ítrekað við ráðuneytið 4. október, 18. október, 27. október, 15. nóvember, 27. nóvember og 22. desember 2023 auk 26. og 29. janúar 2024.
 
Úrskurðarnefndin beindi erindi til mennta- og barnamálaráðherra 23. september 2024. Í erindinu kom fram að nefndin teldi alvarlegt að erindum hennar vegna kærumálsins hefði ekki verið svarað. Nefnd­in óskaði þess að ráðuneytið afhenti nefndinni afrit af þeim gögnum sem kæra málsins lyti að ásamt viðeigandi yfirlitum úr málaskrám. Þá væri ráðuneytinu veittur frestur til 30. október 2024 til að veita nefndinni umsögn um hvort og þá hvað væri því til fyrirstöðu að kærendum yrðu af­hent þau gögn sem kæran lyti að.
 
Með erindi ráðuneytisins til kærenda, dags. 7. október 2024, voru erindi þeirra afgreidd, þar á með­al gagnabeiðni þeirra frá 13. júlí 2023. Kærendur sóttu erindið og gögnin daginn eftir, 8. ok­tó­ber 2024. Gögnin voru afhent á pappírsformi. Í erindinu ráðuneytisins kom fram að vegna óska kærenda um nafnleynd og að viðkvæmum per­sónuupplýsingum […] yrði ekki dreift hefði verið gripið til sérstakra ráðstafana varð­andi mál þeirra innan ráðuneytisins. Gögn sem kær­end­ur hefðu sent ráðuneytinu og svör ráðu­neyt­is­ins til kærenda hefðu verið geymd í tölvupósthólfi skrif­stofustjórans sem þeir áttu í sam­skipt­um við. Gögnin hefðu jafnframt verið prentuð út og fylgi­skjöl stimpluð með móttökudagsetn­ingu. Gögn­in hefðu verið geymd í læstum skjalaskáp. Þau væru merkt með málsnúmerinu MRN […], sem tengdu gögnin við mál sem hefði verið stofn­að í rafrænu skjalavistunarkerfi Stjórn­ar­ráðs Íslands, Örkinni. Í málinu væri minnisnóta þar sem kæmi fram að nöfn kærenda kæmu ein­göngu fram í gögnum sem vistuð væru í læstum skjalaskáp.
 
Ljósrit af erindi ráðuneytisins 7. október 2024 með nöfnum kærenda og undirritun væri vistað með öðrum gögnum málsins í læsta skjalaskápnum. Afrit af efni erindisins væri vistað á málinu í Örk­inni, en þar kæmu nöfn kærenda ekki fram. Það afrit væri jafnframt sent úrskurðarnefnd um upp­lýs­ingamál og vistað á máli MRN […], sem hefði verið stofnað vegna erindis frá nefndinni.
 
Vegna beiðni kærenda frá 13. júlí 2023 hefðu verið gerð ljósrit af öllum þeim gögnum sem fylgdu erind­inu. Um væri að ræða tölvupósta, sem kærendur hefðu sent sjálfir eða fengið senda, gögn sem kærendur sendu og hefðu ekki verið vistuð á rafrænan hátt, auk erindis ráðuneytisins frá 7. október 2024. Engin önnur gögn hefðu verið búin til í ráðuneytinu vegna málsins. Nánar tiltekið afhenti ráðu­neytið kærendum eftirfarandi gögn:
 

1. Tölvupóst frá kærendum, dags. 1. febrúar 2023, ásamt átta fylgiskjölum.
2. Tvo tölvupósta frá kærendum, dags. 4. febrúar 2023, kl. 11.39 og 18.34.
3. Tölvupóst frá ráðuneytinu, dags. 4. febrúar 2023.
4. Tölvupóst frá ráðuneytinu, dags. 12. febrúar 2023.
5. Tölvupóst frá kærendum, dags. 15. febrúar 2023, ásamt fylgiskjali.
6. Tölvupóst frá kærendum, dags. 7. mars 2023.
7. Tölvupóst frá kærendum, dags. 22. mars 2023.
8. Tölvupóst frá ráðuneytinu, dags. 23. mars 2023.
9. Tölvupóst frá kærendum, dags. 28. apríl 2023, ásamt tveimur fylgiskjölum.
10. Tölvupóst frá kærendum, dags. 18. maí 2023, ásamt sjö fylgiskjölum.
11. Tölvupóst frá kærendum, dags. 13. júlí 2023.
12. Erindi ráðuneytisins til kærenda, dags. 7. október 2024.
13. Tölvupóst frá einum starfsmanni ráðuneytisins til annars, dags. 7. október 2024, þar sem fram­send eru samskipti við kærendur í tengslum við afgreiðslu ráðuneytisins á erindi kær­enda.

 
Með erindi, dags. 14. október 2024, gerðu kærendur úrskurðarnefndinni viðvart um að þeir hefðu sótt framangreint erindi ráðuneytisins og gögn því meðfylgjandi 8. október 2024. Afhendingin hefði verið ófullnægjandi. Með erindi, dags. 29. október 2024, útskýrðu kærendur hvernig afhend­ing­in væri ófullnægjandi. Kær­endur hefðu fengið gögn sem voru búin til einu og hálfu ári eftir að beiðn­in var lögð fram og voru ekki fyrirliggjandi þegar óskað var eftir þeim 13. júlí 2023. Gögnin hefðu verið prentuð út í október 2024 og stimpluð með málsnúmerinu MRN […] og dagsetn­ing­um aftur í tímann. Þau hefðu verið afhent á pappír, sem væri ekki í samræmi við beiðni kærenda um gögnin á minnis­lykli á því formi sem þau væru varðveitt. Þá vantaði gögn á rafrænu formi og yfir­lit yfir gögnin í mál­um MRN […], MRN […] og máli sem að sögn kærenda hefði ver­ið stofnað í febrúar eða mars 2023 þegar kærendur höfðu upphaflega samband.
 
Með erindi ráðuneytisins til úrskurðarnefndarinnar, dags. 30. október 2024, var upplýst að beiðni kærenda hefði verið afgreidd 7. október 2024. Erindi ráðuneytisins til nefnd­arinnar fylgdu þau gögn sem afhent hefðu verið kærendum. Þá fylgdu erindinu yfirlit yfir mál MRN […] úr mála­skrá ráðuneytisins og útgáfa af erindi ráðuneytisins til kærenda, dags. 7. október 2024, þar sem nöfn kærenda voru afmáð.
 
Í erindinu til nefndarinnar var beðist velvirðingar á þeim töfum sem hefðu orðið á meðferð málsins. Ástæður þess að erindi kærenda hefði ekki verið afgreitt fyrr væru fjöldi mála í ráðuneytinu og umfang málsins ásamt því að málið hefði ekki verið í hefð­bundnu eftirfylgniferli vegna óskar aðila um nafnleynd. Rétt væri þó að ítreka að öll gögn sem kærendum voru afhent hefðu kærendur þegar aðgang að.
 

ÚNU 25050009

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 10. maí 2025, beindu kærendur annarri kæru til úrskurðarnefndar um upplýsinga­mál. Efni kærunnar var að kærendum hefðu ekki verið afhent gögn sem þeir óskuðu eftir á því formi sem gögnin væru varðveitt þegar beiðni þeirra var lögð fram. Í kærunni kom fram að 2. apríl 2025 hefðu kærendur hitt skrif­stofu­stjóra í ráðuneytinu, sem hefði sýnt þeim gögn­in sem væru skráð á mál MRN […]. Sam­dæg­urs sendu kærendur svo­hljóð­andi gagna­beiðni til ráðuneyt­is­ins:
 

Við óskum eftir því að fá öll gögn um mál MRN […] afhent á því formi sem þau eru varðveitt. Þar með talið en ekki takmarkað við haus úr málaskrá, skrá yfir málsgögn, tölvu­pósta, nótur, fundargerðir og önnur gögn. Að gefnu tilefni tökum við það fram að það má ekki breyta gögnunum, búa til ný eða afhenda innskönnuð eða prentuð gögn held­ur á að afhenda gögnin á upprunalegu sniði eins og þau eru í málaskrá eða fórum starfs­fólks. Við höfum skilið eftir minnislykil í pósthólfi ráðuneytisins svo afgreiða megi gögnin í samræmi við lög.

 
Beiðnin var afgreidd með erindi, dags. 11. apríl 2025. Í erindinu voru áréttaðar upplýsingar úr erindi ráðuneytisins til kærenda frá 7. október 2024. Gögn sem lægju fyrir í ráðuneytinu væru gögn sem kærendur hefðu sent ráðuneytinu vegna málsins, og svar ráðuneytisins frá 7. október 2024. Ljós­rit af gögnunum hefðu verið afhent kærendum 8. október 2024 og kærendur hefðu fengið að sjá gögnin þegar þeir komu í ráðuneytið 2. apríl 2025. Tölvupóstar frá kærendum sem tilheyrðu mál­inu hefðu nú verið vistaðir með rafrænum hætti í Örkinni undir málsnúmerinu MRN […]. Ljós­rituðu gögnin, sem hefðu verið geymd í læsta skjalaskápnum, hefðu verið skönnuð inn á mál­ið og ljósritunum eytt. Afrit þessara gagna væru á PDF-sniði á minnislykli sem afhentur var samhliða erind­inu. Gögn sem afhent voru kærendum eru sömu gögn og þeim voru afhent með erindi, dags. 7. októ­ber 2024, að því undanskildu að erindi ráðuneytisins frá 7. október 2024 var ekki afhent.
 
Í erindi kærenda, dags. 13. apríl 2025, kom fram að engin af þeim gögnum sem afhent voru hefðu verið á því formi sem þau væru varðveitt, heldur hefði öllum gögnunum verið breytt. Þá hefðu ekki öll gögnin sem voru afhent verið fyrirliggjandi þegar beiðnin var lögð fram, heldur hefðu ný gögn verið búin til. Aðeins 13 skjöl hefðu verið afhent. Af þeim hefðu tvö skjöl verið búin til 9. apríl 2025 og hinum hefði öllum verið breytt frá því hvernig þau kæmu úr skjalavistunar­kerfi. Til viðbótar vantaði lista yfir málsgögn, „haus“ úr málaskrá og athugasemdir sem væri að finna inni á málinu. Einnig vantaði upplýsingar um hvernig málinu væri aðgangsstýrt. Því væri beiðn­in ítrek­uð. Ráðuneytið svaraði ítrekuninni 22. apríl 2025 og vísaði til þess sem fram kæmi í erindinu frá 11. apríl 2025. Ráðuneytið teldi sig hafa svarað erindum kærenda með fullnægjandi hætti.
 
Í kæru til úrskurðarnefndarinnar, dags. 10. maí 2025, kom fram að af þeim 13 skjölum sem hefðu verið afhent hefðu þau öll verið skráð inn á mál MRN […] á dagabilinu 7. til 10. apríl 2025, þ.e. eftir að beiðni kærenda var lögð fram. Kærendur vildu fá gögn málsins afhent á því formi sem þau voru varðveitt þegar beiðnin var lögð fram. Þá þyrftu kærendur að fá „haus“ málsins og athuga­semdir sem skráðar væru á málið.
 
Í kjölfar annarrar ítrekunar frá kærendum svaraði ráðuneytið þeim með erindi, dags. 12. maí 2025, tveimur dögum eftir að kæra í málinu barst úrskurðarnefndinni. Í svarinu kom fram að veittur hefði verið aðgangur að öllum gögnum máls MRN […] á minnislykli 11. apríl 2025. Leitast hefði verið við að afhenda kærendum gögnin á því formi sem þau væru varðveitt í samræmi við bestu tækni­þekkingu innan ráðuneytisins. Ekki hefði verið átt við gögnin sem skráð væru á málið.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt mennta- og barnamálaráðuneyti með erindi, dags. 13. júní 2025, og ráðuneytinu veittur frestur til að koma á framfæri umsögn vegna kærunnar. Í umsögninni væri æskilegt að svör yrðu veitt meðal annars við því á hvaða skráarsniði gögn máls MRN […] væru varðveitt í mála­skrá ráðuneytisins, og hvort gögn málsins væri einungis að finna í málaskrá ráðuneytisins eða hvort þau væru einn­ig vistuð annars staðar.
 
Umsögn ráðuneytisins barst úrskurðarnefndinni 30. júní 2025. Í umsögninni kom fram að gögn sem afhent hefðu verið kærendum á minnislykli 11. apríl 2025 væru áfram vistuð í tölvupósthólfi þess starfsmanns sem kærendur hefðu sent gögnin til á sínum tíma. Ljósrituðu gögn málsins sem hefðu verið varðveitt í skjalaskáp en svo skönnuð inn og skráð á mál MRN […] væru varð­veitt á skráarsniðinu PDF. Önnur gögn, þ.e. tölvupóstar og viðhengi við þá, væru varðveitt á því skrá­ar­sniði sem þau hefðu borist frá kærendum. Til að koma til móts við óskir kærenda um nafn­leynd hefði ekki verið stofnað mál í málaskrá ráðu­neytisins þegar erindi þeirra barst 1. febrúar 2023, hvorki í febrúar né mars.
 
Ráðuneytið sendi kærendum einnig erindi 30. júní 2025. Í því kom fram að í tilefni af erindi úr­skurð­arnefndarinnar hefði verið farið aftur yfir beiðni kærenda um afhendingu gagna í málum MRN […] og MRN […] (síðar MRN […]). Við þá athugun hefði komið í ljós að við afgreiðslu ráðuneytisins 11. apríl 2025 hefði farist fyrir að afhenda kærendum lista yfir gögn mál­anna. Listarnir fylgdu erindinu og einnig mætti nálgast þá á minnislykli í afgreiðslu ráðuneyt­is­ins.
 
Með erindi, dags. 8. júlí 2025, var umsögn ráðuneytisins kynnt kærendum og þeim boðið að koma á framfæri frekari athugasemdum. Í athugasemdunum væri æskilegt að fram kæmi hvers vegna þeir teldu að þau gögn sem hefðu verið afhent á rafrænu formi á minnislykli væru ekki á því formi sem þau væru varðveitt í ráðuneytinu. Þá væri æskilegt að fram kæmu upplýsingar um hvort kær­end­ur vissu til þess að gögnin væru varðveitt á einhverju öðru formi í ráðuneytinu en því sem þeim hefði þegar verið veittur aðgangur að.
 
Viðbrögð kærenda bárust með erindi, dags. 25. júlí 2025. Í erindinu var ítrekað að kærendur hefðu ekki fengið aðgang að athugasemdum sem skráðar væru á mál­ið í málaskránni. Þá sýndi listi yfir gögn máls MRN […] sem þeir hefðu fengið afhentan að þeir hefðu ekki fengið aðgang að tveim­ur gögnum, sem bæru á listanum heitin „Mennta- og barna­málaráðuneyti“ frá 4. október 2024 og „Svar við erindi vegna […]“ frá 7. ok­tó­ber 2024. Þá vantaði kærendur „haus“ málsins úr málaskrá. Kærendur teldu að hvorki afgreiðsla ráðuneytisins á beiðni þeirra frá 13. júní 2023 né afgreiðsla á beiðni frá 2. apríl 2025 væri fullnægj­andi. Það væri aðallega vegna þess að í báðum tilvikum hefðu ekki verið afhent þau gögn sem lágu fyrir þegar beiðnirnar voru lagð­ar fram heldur gögn sem búin voru til eftir það. Þá fullyrti ráðu­neytið í umsögninni að hluti gagn­anna væri varðveittur á því formi sem þau hefðu borist frá kær­endum. Kærendur hefðu ekki feng­ið gögnin afhent á því formi. Þá bæru dagsetningar með sér að skjölum hefði verið breytt, lýsi­gögnum breytt og upplýsingar í þeim teknar út.
 
Með erindi, dags. 6. ágúst 2025, gaf úrskurðarnefndin ráðuneytinu kost á að koma á framfæri at­hugasemdum vegna viðbragða kærenda frá 25. júlí 2025, einkum þess sem varðaði gögn sem kær­endur teldu að þeir hefðu ekki fengið aðgang að. Þá óskaði nefndin afstöðu ráðuneytisins til þess hvort eitthvað væri því til fyrirstöðu að kærendum yrði afhentur „haus“ málsins úr málaskrá ráðu­neytisins.
 
Viðbrögð ráðuneytisins bárust nefndinni með erindi, dags. 22. ágúst 2025. Í erindinu kom fram að gagn á lista yfir málsgögn með heitið „Mennta- og barna­málaráðuneyti“ frá 4. október 2024 væri ekki gagn heldur færsla sem innihéldi skráningu málshefjanda í máli MRN […]. Í ljós áherslu kærenda á nafnleynd hefði ráðuneytið verið skráð málshefjandi. Gagnið „Svar við erindi vegna […]“ frá 7. ok­tó­ber 2024 væri word-skjal sem væri undirbúningsgagn vegna svars ráðuneytisins til kærenda. Að mati ráðuneytisins væri um vinnugagn að ræða í skilningi upplýs­inga­laga og því væri heimilt að takmarka aðgang kærenda að því. Ráðuneytið skildi ósk kærenda um „haus“ málsins þannig að óskað væri eftir forsíðu málsins í málaskránni, þar sem fram kæmu tilmæli og athugasemdir sem skráð hefðu verið á málið. Ráðuneytið teldi að tilmæli sem skráð væru á mál teldust almennt vera vinnugögn í skilningi upplýsingalaga, en í þessu tilviki teldi ráðu­neytið rétt að veita aukinn aðgang að forsíðunni, sbr. 11. gr. upplýsingalaga. Bréf þess efnis hefði verið sent kærendum.
 
Úrskurðarnefndin sendi kærendum viðbrögð ráðuneytisins 25. ágúst 2025. Frekari athugasemdir bár­ust frá kærendum með erindi, dags. 27. ágúst 2025. Í erindinu kom fram að forsíðan sem ráðu­neyt­ið afhenti væri í reynd ekki forsíða málsins heldur skjal þar sem starfs­fólk ráðuneytisins hefði breytt forsíðu málsins. Lýsigögn skjalsins sem afhent var staðfestu að skjalið væri ekki beint úr Go­Pro, þar sem þau væru annars efnis en þau sem venjulega væri að finna í Go­Pro-skjölum. Því væri ljóst að búið hefði verið til skjal og gögnin þannig ekki afhent á því formi sem þau væru varð­veitt. Þá væru athugasemdir á forsíðu málsins ritaðar með annarri leturgerð en þeirri sem Go­Pro notaði. Þá hefði ráðuneytið afhent forsíðu málsins í stað þess að afhenda „haus“ þess, en ljóst væri að kærendur ættu rétt á „haus“ málsins líka. Loks teldu kærendur að þeir ættu rétt á að fá af­hent gögn sem tengdust færslu á lista yfir málsgögn með heiti ráðuneytisins, sbr. færsluna „Mennta- og barnamálaráðuneyti“ frá 4. október 2024.
 

Niðurstaða

1.

Mál þessi varða afgreiðslur mennta- og barnamálaráðuneytis á beiðnum kærenda um aðgang að gögn­um í vörslu ráðuneytisins. Efni kæru í máli ÚNU 23080019 var að ráðuneytið hefði ekki af­greitt beiðni þeirra um gögn. Við meðferð málsins hjá úrskurðarnefndinni afgreiddi ráðuneyt­ið beiðnina, og hefur því verið tekin efnisleg afstaða til hennar sem fært er að endurskoða. Efni kæru í máli ÚNU 25050009 var að ráðuneytið hefði afgreitt beiðni þeirra um gögn með ófullnægjandi hætti.
 
Kærendur líta svo á að ráðuneytið hafi ekki afgreitt beiðnir þeirra rétt. Í beiðnum þeirra frá júlí 2023 og apríl 2025 hafi í báðum tilvikum verið óskað eftir af­hendingu gagna á upprunalegu sniði á minnislykli, óháð því hvar gögnin séu vistuð innan ráðu­neyt­isins. Ráðuneytið hafi hins vegar útbúið nýjar útgáfur af gögnunum. Við af­greiðslu fyrri beiðn­inn­ar hafi ráðuneytið prentað gögnin út og afhent kærendum, og við af­greiðslu síðari beiðninnar hafi ráðuneytið skannað útprentuð gögn og af­hent kærendum á minnislykli. Ráðuneytið telur að kær­endum hafi verið afhent gögnin á því formi sem þau séu varðveitt í samræmi við bestu tækni­þekk­ingu inn­an ráðuneytisins.
 
Úrskurðarnefndin hefur ákveðið að leysa úr málum ÚNU 23080019 og ÚNU 25050009 í einum og sama úrskurði. Í fyrra málinu óskuðu kærendur eftir aðgangi að gögnum frá tímabilinu 1. febrú­ar 2023, þegar þeir höfðu fyrst samband við ráðuneytið, fram til 13. júlí 2023, þegar beiðni þeirra um gögn var lögð fram. Í síðara málinu óskuðu kærendur eftir aðgangi að gögnum um mál MRN […] í málaskrá ráðuneytisins, en fyrir liggur að framangreind samskipti frá 1. febrúar til 13. júlí 2023 eru skráð á það mál. Því er rétt að tekin sé afstaða til réttar kærenda til aðgangs að þeim í einu lagi.
 
Í úrskurði þess­um er ekki tekin afstaða til réttar kærenda til aðgangs að gögnum ann­arra mála í vörslu ráðu­neyt­isins sem þeir hafa vísað til við meðferð þessa máls, enda liggur fyrir að kærumál vegna þeirra eru í vinnslu hjá úrskurðarnefndinni.
 
Með hinni kærðu ákvörðun í máli ÚNU 25050009 fengu kærendur ekki afhent yfirlit yfir gögn máls MRN […] og forsíðu („haus“) málsins úr málaskrá ráðuneytisins. Við meðferð máls­ins hjá úrskurðarnefndinni voru þessi gögn afhent kærendum. Kærendur hafa ekki gert athugasemd við afgreiðslu beiðni um yfirlit yfir gögn máls MRN […] en telja að afgreiðsla beiðni um forsíðu („haus“) málsins hafi verið ófullnægjandi.
 

2.

Samkvæmt 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, er skylt að veita almenningi aðgang að fyr­ir­liggjandi gögnum sem varða tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greinir í 6.–10. gr. lag­anna, sé þess óskað. Sama gildir þegar óskað er aðgangs að tilteknum fyrirliggjandi gögnum. Upp­lýsingaréttur aðila sjálfs, sbr. 14. gr. upplýsingalaga, er afmarkaður með sambærilegum hætti. Í at­huga­semdum við 5. gr. í greinargerð með frumvarpi því sem varð að lögunum kemur fram að hug­takið gagn sé tæknilega hlutlaust og geti tekið breytingum í samræmi við tækniþróun. Það nær þann­ig ekki aðeins til hefðbundinna skriflegra skjala heldur einnig til efnis sem geymt er á tölvu­tæku formi. Réttur til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum er óháður því hvar þau eru vistuð hjá þeim sem beiðni um gögn beinist að. Þau þurfa þannig til að mynda ekki að hafa verið færð í skjala­vörslu­kerfi viðkomandi aðila til að réttur til að­gangs að þeim verði virkur. Rétturinn nær til gagna sem liggja fyrir þegar beiðni er lögð fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tímapunkti.
 
Meginreglan um form afhendingar gagna kemur fram í 1. mgr. 18. gr. upplýsingalaga, þar sem mælt er fyrir um að eftir því sem við verður komið skuli veita aðgang að gögnum á því formi eða sniði sem þau eru varðveitt nema þau séu þegar aðgengileg almenningi. Úrskurðarnefndin telur að hug­takið „varð­veitt“ í skilningi framangreindrar lagagreinar skuli ekki túlkað svo þröngt að ákvæð­ið veiti einungis rétt til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum á því sniði sem þau eru varðveitt í skjalavörslu­kerfi þess sem beiðni er beint að. Að mati úrskurðarnefndarinnar væri það ekki í samræmi við þann rétt til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum sem leiðir af 5. gr. laganna, enda hefur sú lagagrein verið túlkuð á þann hátt að réttur almennings nái til aðgangs að gögnum í vörslu þess sem beiðni beinist að óháð því hvar gögnin eru vistuð hjá viðkomandi aðila. Þá telur nefndin að séu gögn varðveitt á fleiri en einu formi eða sniði hafi beiðandi rétt á að velja það form eða snið sem hann vill fá afhent, eftir því sem við verður komið.
 
Úrskurðarnefndin telur rétt að vekja athygli á að 1. mgr. 18. gr. upplýsingalaga veitir ekki sjálf­stæð­an rétt til aðgangs að gagni á „upprunalegu“ sniði þess, nema ljóst sé að gagnið liggi fyrir á því sniði þegar beiðni um það er lögð fram. Sem dæmi má nefna að ef stjórnvald hefur ákveðið að tölvu­póstur skuli aðeins varðveittur á PDF-sniði veitir 18. gr. upplýsinga­laga ekki rétt til aðgangs að tölvupóstinum á „upprunalegu“ sniði hans, þ.e. tölvu­pósts­sniði, nema hann sé einnig varðveittur á því sniði þegar beiðni um hann kemur fram.
 

3.

Beiðni kærenda frá 13. júlí 2023 var um gögn í vörslu ráðuneytisins á rafrænu formi vegna mála sem þeir hefðu leitað til ráðuneytisins með. Óskað var eftir að gögnin væru í „upprunalegum skjöl­um“ á því sniði sem þau væru vistuð. Úrskurðarnefndin telur rétt að skilja beiðnina þannig að kær­endur hafi óskað eftir gögnunum á upprunalegu skjalasniði þeirra. Ráðuneytið afgreiddi beiðn­ina 7. október 2024 og afhenti kærendum gögnin á pappírsformi. Hins vegar er ljóst að þegar beiðni kær­enda var lögð fram í júlí 2023 voru þau gögn sem þeir óskuðu eftir fyrirliggjandi og varðveitt í tölvu­póst­hólfi skrifstofu­stjór­ans sem þeir höfðu átt í samskiptum við á því sniði sem óskað var eftir, þ.e. upprunalegu skjalasniði gagn­anna. Úr­skurðarnefndin telur að kærendur hafi átt rétt á að fá gögnin afhent á því sniði, enda er ekkert sem bendir til þess að það sé vandkvæðum bundið að sækja gögnin þangað og afhenda kær­endum. Af­greiðsla ráðu­neyt­isins frá 7. október 2024 á gagna­beiðni kærenda, sem meðal annars fól í sér að færa gögnin yfir á annað snið og afhenda kær­endum, var því ekki í samræmi við ákvæði upplýs­inga­laga að þessu leyti.
 
Beiðni kærenda frá 2. apríl 2025 var um gögn á rafrænu formi á upprunalegu sniði um mál MRN […]. Úrskurð­arnefndin telur að beiðnin verði ekki skilin á þann hátt að aðeins hafi verið ósk­að eftir gögnum úr skjalavistunarkerfi ráðuneytisins, enda er tilgreint í beiðninni að óskað sé eftir gögnunum „eins og þau eru í málaskrá eða fórum starfsfólks“. Ráðuneytið afgreiddi beiðnina 11. apríl 2025 og afhenti kærendum á minnislykli á PDF-sniði sömu gögn og höfðu verið afhent í ok­tóber 2024, að undanskildu erindi ráðuneytisins til kærenda, dags. 7. október 2024, sem ekki var af­hent. Ljóst er að þegar beiðnin var lögð fram 2. apríl 2025 voru gögnin sem óskað var eftir, að und­an­skildu skjali sem fjallað verður um í 4. kafla, ennþá fyrir­liggjandi og varðveitt á upprunalegu skjala­sniði í tölvupósthólfi skrifstofu­stjór­ans sem þeir höfðu átt í samskiptum við. Þá voru einnig ljós­rit af gögnunum í skjalaskáp. Úr­skurðarnefndin tel­ur að kærendur hafi átt rétt á að fá gögnin af­hent á upprunalegu skjalasniði, enda er ekkert sem bend­ir til þess að það sé vandkvæðum bundið að sækja gögnin þang­að og afhenda kær­endum. Af­greiðsla ráðu­neyt­isins frá 11. apríl 2025 á gagna­beiðni kærenda, sem meðal annars fól í sér að færa gögnin yfir á annað snið og afhenda kær­endum, var því ekki í samræmi við ákvæði upplýs­inga­laga að þessu leyti.
 

4.

Í kjölfar þess að kærendur fengu afhent yfirlit yfir gögn máls MRN […] með erindi, dags. 30. júní 2025, gerðu þeir athuga­semd við að gagn á yfirlitinu með heitið „Svar við erindi vegna […]“ frá 7. ok­tó­ber 2024 hefði ekki verið afhent þeim. Ráðuneytið lítur svo á að gagn­ið sé vinnugagn í skilningi upp­lýsingalaga. Úrskurðarnefndin telur ljóst að það gagn sem um ræðir er útgáfa af erindi ráðuneyt­isins til kærenda, dags. 7. október 2024, sem er samhljóða hinu endan­lega erindi en nöfnum kær­enda hefur verið skipt út fyrir X og Y. Ráðuneytið vísar til þessarar út­gáfu á bls. 6 í erindinu og kveður að um afrit af efni endanlega bréfsins sé að ræða. Úrskurð­ar­nefnd­in telur ljóst af þessu að ekki sé um undirbúningsgagn að ræða og að það uppfylli þannig ekki skilyrði upplýsingalaga fyrir að teljast vinnugagn, sbr. 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga. Fyrir ligg­ur að gagnið er varðveitt í mála­skrá ráðuneytisins á word-sniði og er ekkert sem bendir til þess að það sé vandkvæðum háð að afhenda það kærendum á því sniði. Úrskurðarnefndin telur því að kær­endur eigi rétt til aðgangs að gagn­inu á því sniði.
 
Kærendur gerðu einnig athugasemd við að gagn á yfirliti yfir gögn máls MRN […] með heitið „Mennta- og barna­málaráðuneyti“ frá 4. október 2024 hefði ekki verið afhent. Ráðuneytið kveð­ur að ekki sé um að ræða gagn heldur færslu sem innihaldi skráningu málshefjanda í málinu. Úr­skurðarnefndin hefur ekki ástæðu til að draga í efa skýringar ráðuneytisins og verður þannig lagt til grundvallar að ekki liggi fyrir gagn eða gögn að baki þessari færslu í málaskránni. Því er ekki um að ræða synjun beiðni um aðgang að gögnum í skilningi upplýsingalaga, sbr. 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga, og verður ákvörðun ráðuneytisins því staðfest að þessu leyti.
 

5.

Kærendur halda því fram að forsíða máls MRN […], sem ráðuneytið afhenti þeim með erindi, dags. 22. ágúst 2025, hafi ekki verið afhent á því formi sem hún sé varðveitt með vísan til þess að lýsigögn skjalsins séu annars konar en þau sem venjulega sé að finna þegar forsíða máls er dregin út úr málaskrárkerfinu GoPro.
 
Réttur kærenda til aðgangs að forsíðu máls MRN […] úr málaskrá ráðuneytisins er byggður á 2. tölul. 2. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, þar sem mælt er fyrir um að réttur til aðgangs að gögnum nái til dagbókarfærslna sem lúta að gögnum máls og lista yfir málsgögn. Úrskurðarnefndin hefur áður lagt til grundvallar að forsíða máls verði ekki skilin frá dagbókarfærslum þess og verði því felld undir ákvæðið, sbr. úrskurð nr. A-261/2007. Réttur samkvæmt þessu ákvæði er skýlaus og gildir óháð því hvort dagbókarfærslur eða listi yfir gögn máls eru til sem „fyrirliggjandi gagn“ þegar beiðni er lögð fram. Í máli þessu verður ekki annað séð en að forsíða máls MRN […] hafi ekki verið til sem afmarkað og fyrirliggjandi gagn í skilningi upplýsingalaga þegar beiðni kær­enda var lögð fram. Úrskurðarnefndin fellst ekki á staðhæfingu kærenda um að ráðuneytið hafi búið til gagn í trássi við ákvæði upplýsingalaga, heldur var því beinlínis skylt að gera það í sam­ræmi við 2. tölul. 2. mgr. 5. gr. laganna.
 
Samkvæmt 1. mgr. 18. gr. upplýsingalaga skal, eftir því sem við verður komið, veita aðgang að gögn­um á því formi eða sniði sem þau eru varðveitt. Þegar beiðni kærenda um aðgang að forsíðu máls­ins var lögð fram lá samkvæmt framangreindu ekki fyrir gagn hjá ráðuneytinu með því efni, og þar af leiðandi var það ekki varðveitt á neinu tilteknu sniði. Í samræmi við það eiga kærendur ekki tilkall til þess að þeim verði afhent sérstök útgáfa af forsíðu málsins á PDF-sniði með til­tekn­um lýsigögnum. Þótt ef til vill hefði farið betur á því að afhenda kærendum forsíðu málsins á tölvu­læsilegu sniði, í stað þess að prenta forsíðuna út og skanna inn líkt og virðist hafa verið gert, telur úrskurðarnefndin að afgreiðsla ráðuneytisins á beiðni kærenda um aðgang að forsíðu máls MRN […] hafi verið í samræmi við ákvæði upplýsingalaga. Verður ákvörð­un ráðuneytisins því staðfest.
 

6.

Að lokum telur úrskurðarnefndin rétt að fjalla um þær tafir sem urðu á meðferð fyrra kærumálsins sem er viðfang þessa úrskurðar, ÚNU 23080019. Kærendur lögðu fram beiðni um gögn 13. júlí 2023. Ráðuneytið af­greiddi beiðnina 7. október 2024, eða u.þ.b. einu ári og þremur mánuðum eftir að hún var lögð fram. Í skýringum til kærenda sem fylgdu afgreiðslu beiðninnar voru raktar ástæð­ur tafanna. Hins veg­ar liggur ekki fyrir að ráðuneytið hafi fyrr en þá skýrt kærendum frá ástæðum taf­anna og hve­nær ákvörðunar væri að vænta, líkt og mælt er fyrir um í 1. mgr. 17. gr. upp­lýs­inga­laga. Þá telur nefndin að ráðuneytinu hefði verið rétt að bregðast við erindum nefndarinnar fyrr en raun­in varð, enda ítrekaði nefndin upphaflegt erindi sitt níu sinnum áður en brugðist var við því.
 

Úrskurðarorð

Ákvarðanir mennta- og barnamálaráðuneytis, dags. 7. október 2024 og 11. apríl 2025, um af­greiðslu beiðna kærenda um gögn, eru felldar úr gildi. Ráðuneytinu er skylt að veita kærendum, […] og […], aðgang að eftirfarandi gögnum á því rafræna skjalasniði sem ráðuneytið varðveitti þau upprunalega:
 

1. Tölvupósti frá kærendum til […], dags. 1. febrúar 2023, ásamt átta fylgi­skjöl­um.
2. Tveimur tölvupóstum frá kærendum til […], dags. 4. febrúar 2023, kl. 11.39 og 18.34.
3. Tölvupósti frá […] til kærenda, dags. 4. febrúar 2023.
4. Tölvupósti frá […] til kærenda, dags. 12. febrúar 2023.
5. Tölvupósti frá kærendum til […], dags. 15. febrúar 2023, ásamt fylgiskjali.
6. Tölvupósti frá kærendum til […], dags. 7. mars 2023.
7. Tölvupósti frá kærendum til […], dags. 22. mars 2023.
8. Tölvupósti frá […] til kærenda, dags. 23. mars 2023.
9. Tölvupósti frá kærendum til […], dags. 28. apríl 2023, ásamt tveimur fylgi­skjölum.
10. Tölvupósti frá kærendum til […], dags. 18. maí 2023, ásamt sjö fylgi­skjöl­um.
11. Tölvupósti frá kærendum til […], dags. 13. júlí 2023.
12. Málsgagni nr. 16 á lista yfir gögn máls MRN […], sem ber heitið „Svar við erindi vegna […]“, dags. 7. október 2024.
13. Tölvupósti frá […] til […], dags. 7. október 2024, þar sem fram­send eru samskipti við kærendur í tengslum við afgreiðslu ráðuneytisins á erindi kærenda.

 
Ákvörðun ráðuneytisins, dags. 30. júní 2025, um afgreiðslu beiðni kærenda um aðgang að yfirliti yfir gögn máls MRN […], er staðfest.
 
Ákvörðun ráðuneytisins, dags. 22. ágúst 2025, um afgreiðslu beiðni kærenda um aðgang að forsíðu máls MRN […], er staðfest.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir