1305/2025. Úrskurður frá 24. október 2025

Hinn 24. október 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1305/2025 í máli ÚNU 25030002.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 4. mars 2025, kærði […] synjun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf. (hér eftir einnig Herjólfur) á beiðni hans um aðgang að gögnum.
 
Með erindi til Herjólfs, dags. 4. febrúar 2025, óskaði kærandi eftir aðgangi að fjárhagsáætlun félagsins fyrir árið 2025 sem samþykkt hafi verið á fundi stjórnar Herjólfs ohf. 16. október 2024. Beiðni kæranda var hafnað með erindi, dags. 24. febrúar 2025. Í ákvörðuninni kom fram að fjár­hagsáætlun væri eingöngu vinnugagn sem notað væri til að taka ákvarðanir sem tengjast rekstri félagsins. Því yrði hún ekki afhent þriðja aðila.
 
Í kæru til úrskurðarnefndarinnar tilgreinir kærandi að fjárhagsáætlun fyrir árið 2025 hafi verið sam­þykkt samhljóða í stjórn félagsins 16. október 2024. Það sem samþykkt væri á stjórnarfundi yrði að teljast opinbert gagn, rétt eins og fjárhagsáætlun Vestmannaeyjabæjar sem samþykkt var á fundi bæjarstjórnar.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Herjólfi með erindi, dags. 6. mars 2025, og félaginu gefinn kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Þá var þess óskað að Herjólfur afhenti úrskurnarnefnd um upp­lýs­inga­mál þau gögn sem kær­an varðar.
 
Umsögn Herjólfs barst úrskurðarnefndinni 17. mars 2025. Umsögninni fylgdi skjáskot af lifandi excel-skjali með fjárhagsáætlun félagsins. Stafræn lýsigögn sem fylgdu skjáskotinu sýna að það var myndað þann 7. mars 2025 og lýsa því excel-skjalinu eins og það var á þeim tíma. Í umsögninni er rakið að fjárhagsáætlun félagsins sé vinnugagn sem sé undanþegið upplýsingarétti samkvæmt 5. tölul. 6. gr. og 8. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012. Um sé að ræða lifandi skjal þar sem finna megi áætlun félagsins um tekjur og útgjöld á tilteknu tímabili. Það sé kallað fram á stjórnarfundum í þeim tilgangi að vinna út frá því ákvarð­anir sem tengjast rekstrinum. Gagnið sé frá félaginu sjálfu og sé ekki afhent út fyrir það.
 
Umsögn Herjólfs var kynnt kæranda með erindi, dags. 18. mars 2025, og honum gefinn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um sem hann gerði 25. sama mánaðar.
 
Með erindi til Herjólfs ohf., dags. 11. ágúst 2025, óskaði úrskurðarnefndin eftir afriti af fjárhags­áætl­un­inni eins og hún leit út þegar hún var samþykkt á fundi stjórnar félagsins hinn 16. október 2024. Með erindi, dags. 13. október 2025, upplýsti Herjólfur ohf. að skjalið, eins og það leit út og var samþykkt á fundi stjórnar, væri ekki lengur fyrirliggjandi hjá félaginu.
 
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslu­laga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við meðferð þess.
 

Niðurstaða

Í máli þessu er deilt um synjun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf. á beiðni kæranda um aðgang að fjárhagsáætlun félagsins fyrir árið 2025 sem samþykkt var á fundi stjórnar félagsins þann 16. október 2024.
 
Af gögnum málsins verður ráðið að Herjólfur hafi ekki afmarkað beiðni kæranda við framangreint gagn heldur þá fjárhagsáætlun sem unnið er með í daglegum rekstri félagsins og er lifandi excel-skjal sem tekur reglulegum breytingum í samræmi við rekstur þess. Við meðferð málsins upplýsti Herjólfur að umbeðið gagn sem samþykkt var á fundi stjórnar 16. október 2024 væri ekki fyrir­liggj­andi hjá félaginu.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál telur ljóst að þótt Herjólfur hafi ekki í vörslum sínum umbeðna útgáfu af fjárhagsáætlun félagsins hafi félaginu borið að afmarka beiðni kæranda við þá útgáfu sem beiðni kæranda laut að og í kjölfarið taka afstöðu til þess á grundvelli upplýsingalaga hvort kærandi ætti rétt til aðgangs að gagninu.
 
Af 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga leiðir að sé þess óskað er skylt að veita almenningi aðgang að fyrir­liggjandi gögnum sem varða tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greinir í 6.–10. gr. Sama gildir þegar óskað er aðgangs að tilteknum fyrirliggjandi gögnum. Ekki er skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 3. mgr., en málsgreinin tekur til þeirrar skyldu að veita aðgang að öðrum hlutum gagns ef takmarkanir 6.–10. gr. eiga aðeins við um hluta gagns. Í athuga­semdum við ákvæði 1. mgr. 5. gr. í frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum er tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórn­völdum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.
 
Herjólfur kveður að hin umbeðna útgáfa af skjalinu sem samþykkt hafi verið á fundi stjórnar 16. október 2024 sé ekki fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Úrskurðarnefndin telur að ekki séu forsendur til að draga í efa þá fullyrðingu félagsins. Þar af leiðandi liggja ekki fyrir gögn sem réttur kær­anda gæti náð til samkvæmt 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Á þeim grund­velli telur nefndin því rétt að staðfesta ákvörðun félagsins um afgreiðslu erindis kæranda. Úrskurð­ar­nefndin telur athugavert að gagn, í þessu tilviki fjárhagsáætlun, sem tekið var til meðferðar og afgreiðslu á fundi hafi ekki verið varðveitt. Vald­svið úrskurðarnefndarinnar er hins vegar afmarkað við að úrskurða um rétt til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum.
 

Úrskurðarorð

Staðfest er ákvörðun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf., dags. 24. febrúar 2025, að synja beiðni kæranda, […], um aðgang að fjárhagsáætlun félagsins.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir