1324/2025. Úrskurður frá 5. desember 2025

Hinn 5. desember 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1324/2025 í máli ÚNU 25090007.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 9. september 2025, kærði […], fréttamaður hjá Ríkis­útvarpinu, til úrskurðarnefndar um upplýsingamál ákvörðun Kópavogsbæjar að synja beiðni um aðgang að gögnum.
 
Með erindi, dags. 25. ágúst 2025, óskaði kærandi eftir upplýsingum um heildarkostnað við fram­kvæmdir á nýjum Barnaskóla Kársness og Kársnesskóla. Fyrirspurnin væri sett fram á grundvelli upplýsingalaga. Í svari Kópavogsbæjar, dags. 27. ágúst 2025, kom fram að upplýsingar um heildar­kostnað hefðu ekki verið teknar saman og því væri ekki hægt að verða við beiðninni.
 
Með erindi, dags. 2. september 2025, kvað kærandi að upphaflega hefði Kópavogsbær svarað á þann veg að trúnaður ríkti um kostnaðinn vegna þess að bærinn stæði í dómsmáli við ítalskan verk­taka. Nú fengjust þau svör að kostnaðurinn hefði ekki verið tekinn saman. Kærandi óskaði upplýsinga um hvor staðhæfingin væri rétt. Þá bað kærandi um að fá afhentar upplýsingar um þann kostnað sem þegar hefði verið tekinn saman, ásamt stefnu Kópavogsbæjar á hendur verktakanum.
 
Í svari Kópavogsbæjar, dags. 8. september 2025, kom fram að Kópavogsbær undirbyggi nú seinni hluta málsmeðferðar í gerðardómsmáli gegn verktakanum Rizzani de Eccher Ísland og móður­fél­aginu Rizzani de Eccher á Ítalíu. Í seinni hluta málsins myndi Kópavogsbær krefj­ast þess viðbótar­kostnaðar sem orðið hefði vegna vanefnda verktakans, varðandi byggingarkostn­að, úrbætur á göllum og ráðstafanir sem grípa hefði þurft til vegna tafa á byggingu skólans. Vinnu við samantekt kostnaðar væri ekki lokið, enda hefði skólinn nýlega opnað, auk þess sem leikskóla­eining yrði opnuð í október. Kostnaðarupplýsingar væru vinnugögn og yrðu nýtt til framlagning­ar í dómsmáli sem nú væri í undirbúningi. Því væri ekki hægt að afhenda upplýsingarnar. Meðfylgj­andi erindinu væri hins vegar greinargerð Kópavogsbæjar í fyrri hluta málsmeðferðar fyrir gerðar­dómi.
 
Í kæru til úrskurðarnefndarinnar kemur fram að Kópavogsbær neiti að afhenda gögn sem varða kostnað við byggingu nýs Barnaskóla Kársness. Upplýsingar um kostnað hafi verið að finna í mán­aðarskýrslum bæjarráðs og hefðu í upphafi verið aðgengilegar almenningi. Þær væru það hins vegar ekki lengur. Kæran lyti að ákvörðun bæjarins að afhenda ekki fyrirliggjandi gögn um kostn­að við framkvæmdir á skólanum.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Kópavogsbæ með erindi, dags. 9. september 2025, og bænum gefinn kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Þá var þess óskað að Kópavogsbær afhenti úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál þau gögn sem kær­an varðar.
 
Umsögn Kópavogsbæjar barst úrskurðarnefndinni 3. október 2025. Í umsögn­inni kemur fram að þær kostnaðarupplýsingar sem óskað er eftir séu ekki aðeins almenn bókhaldsleg yfirlit heldur kjarni væntanlegrar kröfugerðar Kópavogsbæjar í yfirstandandi réttarágreiningi við verktaka. Af­hend­ing bráðabirgða- eða vinnslugagna um kostnað myndi í reynd opinbera málatilbúnað bæjarins og veita gagnaðila óeðlilegt forskot. Umfjöllun um þessi atriði í bæjarráði hefði farið fram í trún­aði, enda vörðuðu þau með beinum hætti kröfur og varnaratriði gagnvart verktaka.
 
Kópavogsbær hefði ráðið verktakann Rizzani de Eccher til að byggja nýjan grunnskóla og leik­skóla á Kársnesi. Öll gögn vegna útboðs og verksamnings væru aðgengileg. Vegna umfangs­mikilla van­efnda hefði reynst nauðsynlegt að rifta verksamningi þegar verkið var um hálfnað, í maí árið 2023. Í kjölfarið hefði hafist gerðardómsferli sem væri ólokið. Í fyrri hluta ferlisins hefði dómur­inn leyst úr réttmæti riftunar. Í seinni hlutanum yrði leyst úr fjárkröfum aðila. Kópavogsbær hefði nú þegar gengið að verktryggingu. Þar sem uppgjör og reikningar væru enn að berast og samræmd kostnaðargreining lægi ekki fyrir væri ekki unnt að veita heildaryfirsýn á þessu stigi. Rétt og áreið­anleg framsetning yrði fyrst tryggð þegar kröfugerðin lægi fyrir sem ein heild.
 
Kópavogsbær teldi einnig skipta máli að þegar riftun átti sér stað hefði bærinn tekið yfir verkefnið og samið við ýmsa aðila, þ.m.t. undirverktaka, um að ljúka verkefninu. Auk þess hefði fallið til margs konar kostnaður sem einkum hefði falist í viðgerðum á gölluðum verkþáttum og kostnaði við tafir á verkefninu. Kópavogsbær undirbyggi nú kröfugerð sína sem samanstæði af þessum þátt­um, þ.e. kostnaðaraukningu auk afleidds tjóns. Þar sem verkinu lyki ekki að fullu fyrr en í október hefði þessari vinnu ekki verið lokið. Þótt starfsemi í grunnskólanum væri hafin væru enn að berast reikningar og endanleg uppgjör við verktaka stæðu yfir. Á næstu vikum og mánuðum myndu upplýsingarnar sem kærandi óskaði eftir koma fram í formi kröfugerðar og úttektar á mál­inu í heild sinni.
 
Kópavogsbær gerir þá kröfu að hin kærða ákvörðun í málinu verði staðfest. Kærandi hafi óskað eftir heildarkostnaði við byggingu Barnaskóla Kársness og Kársnesskóla. Ljóst væri að gagn með þeim upplýsingum lægi ekki fyrir og bænum væri óskylt að búa til slíkt gagn samkvæmt upplýs­ingalögum. Aðgangur kæranda að einstökum reikningum og bókhaldsfærslum væri verulega tak­markaður á þessu stigi þar sem þau mynduðu þúsundir skjala sem ekki hefðu verið samræmd í eina heild. Meðferð beiðninnar myndi krefjast óhóflegs tíma og vinnu í skilningi 15. gr. upplýsinga­laga, bæði við öflun gagna og við að afmá trúnaðarupplýsingar. Bænum væri því heimilt að hafna beiðn­inni á þeim grundvelli.
 
Umsögn Kópavogsbæjar fylgdi bráðabirgðayfirlit yfir kostnað vegna byggingar Kársnesskóla, dags. 16. júní 2025. Yfirlitið hefði verið lagt fyrir bæjarráð í trúnaði og hefði frá upphafi verið meðhöndlað sem trúnaðarmál. Yfirlitið væri hvorki nýlegt né endanlegt og endurspeglaði ekki þá stöðu sem nú væri uppi, þar sem kostnaður væri enn að falla til og reikningar og uppgjör enn að berast. Kópavogsbær liti svo á að gagnið væri vinnugagn í skilningi upplýsingalaga og teldist að auki til bréfaskipta við sérfróða aðila samkvæmt sömu lögum, og að heimilt væri að takmarka að­gang að því.
 
Umsögn Kópavogsbæjar var kynnt kæranda með erindi, dags. 6. október 2025, og honum gefinn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um. Í athugasemdum kæranda, dags. 10. nóvem­ber 2025, kom fram að mánaðarskýrslur vegna kostnaðar við byggingu Kársnesskóla hefðu verið lagð­ar fram í bæjarráði fram til að minnsta kosti september 2024. Sviðsstjóri hjá Kópavogsbæ hefði vísað til þess að allar upplýsingar um kostnað væru í mánaðarskýrslunum. Af því leiddi að kostn­aður hefði verið tekinn saman mánaðarlega og vinna við að taka þær saman ætti ekki að vera jafn­mikil og lýst væri í umsögn bæjarins.
 

Niðurstaða

1.

Mál þetta varðar beiðni kæranda til Kópavogsbæjar um upp­lýs­ingar um heildarkostnað við fram­kvæmdir á nýjum Barnaskóla Kársness og Kársnesskóla. Kópavogsbær kveður gagn með umbeðn­um upp­lýsingum ekki liggja fyrir hjá sveitarfélaginu og að óskylt sé að taka upplýsingarnar saman til þess að verða við beiðni kær­anda. Í umsögn til nefndarinnar er enn fremur vísað til þess að ef veita ætti aðgang að einstökum reikningum og bókhaldsfærslum tæki slík afgreiðsla óhóflegan tíma og vinnu þannig að heimilt sé að hafna því að afgreiða beiðnina, sbr. 15. gr. upp­lýsingalaga.
 
Kópavogsbær afmarkaði beiðni kæranda að öðru leyti við bráðabirgðayfirlit, dags. 16. júní 2025, með kostnaðarupplýsingum um framkvæmdirnar. Bærinn telur að yfirlitið sé vinnugagn sam­kvæmt upplýsingalögum og teljist auk þess til bréfaskipta við sérfróða aðila sem heimilt sé að tak­marka aðgang að samkvæmt sömu lögum. Úrskurðarnefndin telur rétt að taka ekki afstöðu til réttar kæranda til aðgangs að þessu gagni nema fyrir liggi að Kópavogsbær hafi afgreitt beiðni kæranda í samræmi við ákvæði upplýsingalaga.
 

2.

Réttur til aðgangs að gögnum tekur til fyrirliggjandi gagna, sbr. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Í athugasemdum við 5. gr. með frum­varpinu sem varð að upplýsingalögum, nr. 140/2012, er tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.
 
Upplýsingalög leggja ekki skyldu á aðila sem falla undir lögin að út­búa ný gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. laganna. Á hinn bóginn er ljóst að þegar óskað er upplýsinga sem nauðsynlegt er að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum er ekki sjálfgefið að unnt sé að synja beiðninni á grundvelli 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. heldur ber að kanna hvort beiðandi óski aðgangs að gögnunum þar sem um­beðn­ar upplýsingar er að finna svo hann geti tekið afstöðu til þess hvort hann vilji fá þau afhent, sbr. 7. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, og 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, sbr. t.d. úrskurði úrskurðarnefndarinnar nr. 804/2019, 833/2019, 884/2020 og 919/2020. Hafi beið­andi hug á að fá gögnin afhent ber í framhaldinu að taka afstöðu til réttar beiðanda til aðgangs að gögnunum með rökstuddri ákvörðun. Þessi skylda nær bæði til þess að meta rétt beiðanda til aðgangs að hluta, sbr. 3. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, og að framkvæma mat á ólíkum hagsmunum sem vega þarf saman við beitingu á undantekningarákvæðum laganna.
 
Af gögnum málsins er ljóst að í vörslu Kópavogsbæjar liggja fyrir gögn sem hafa að geyma þær upplýsingar sem óskað var eftir, svo sem reikningar og mánaðarskýrslur um kostnað. Ekki verður séð að bærinn hafi gert tilraun til að leiðbeina kæranda um afmörkun beiðninnar við gögn af þessu tagi í vörslu bæjarins.
 
Í umsögn Kópavogsbæjar er vísað til þess að ef veita ætti aðgang að einstökum reikningum og bókhaldsfærslum tæki slík afgreiðsla óhóflegan tíma og vinnu þannig að heimilt sé að hafna því að afgreiða beiðnina, sbr. 1. tölul. 4. mgr. 15. gr. upp­lýsingalaga. Úrskurðarnefndin bendir á að til þess að hægt sé að byggja á þessu undantekningarákvæði verður stjórnvald fyrst að hafa freistað þess að leiðbeina kæranda um afmörkun beiðninnar, sbr. 3. mgr. 15. gr. laganna. Þá verður synjun á þessum grundvelli að vera studd hlutlægum og ítarlegum rökum um umfang vinnunnar. Nefnd­in telur að slík rök hafi ekki komið fram með fullnægjandi hætti í málinu.
 
Í umsögn­ Kópavogsbæjar hefur einnig verið vísað til þess að kostnaðarupplýsingar sem óskað hafi verið eftir séu kjarni væntanlegrar kröfugerðar Kópavogsbæjar í yfirstandandi réttarágreiningi við verktaka. Umfjöllun um þessi atriði í bæjarráði hafi farið fram í trún­aði, enda vörðuðu þau með beinum hætti kröfur og varnaratriði gagnvart verktaka. Þrátt fyrir þessi rök hefur bærinn ekki í rökstuðningi sínum vísað til 10. gr. upplýsingalaga með beinum hætti eða heimfært hagsmuni sína til þess lagaákvæðis, eða leitast við að leggja mat á þá og vega þá gagnvart þeim ríku hagsmunum sem almenningur hefur af aðgangi að upplýsingum um ráðstöfun opinberra fjármuna.
 
Að framangreindu virtu telur úrskurðarnefndin að meðferð Kópvogsbæjar á beiðni kæranda hafi ekki verið í samræmi við ákvæði upplýsingalaga. Því verður að fella hina kærðu ákvörðun úr gildi og vísa málinu til bæjarins til nýrrar meðferðar og afgreiðslu, sem felur í sér að veita kæranda full­nægjandi leiðbeiningar til að afmarka beiðnina við fyrirliggjandi gögn og taka í kjölfarið rök­studda ákvörðun um aðgang hans að þeim.
 

Úrskurðarorð

Beiðni kæranda, […], dags. 25. ágúst 2025, til Kópa­vogs­bæjar um upp­lýs­ingar um kostnað við fram­kvæmdir á nýjum Barnaskóla Kársness og Kárs­nesskóla er vísað til bæjarins til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir