Mál nr. 43/2025. Úrskurður kærunefndar útboðsmála.

Úrskurður kærunefndar útboðsmála 28. janúar 2026
í máli nr. 43/2025:
Ísold ehf.
gegn
Fjársýslu ríkisins,
Þjóðskjalasafni Íslands og
Rými – Ofnasmiðjunni ehf.

Lykilorð
Bindandi samningur.

Útdráttur
Ágreiningur málsins laut að útboði á hillukerfi fyrir varnaraðila Þ. Í úrskurði nefndarinnar var rakið að bindandi samningur hefði komist á milli varnaraðila og R og að slíkur samningur yrði ekki felldur úr gildi eða breytt samkvæmt 1. mgr. 114. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Var því hafnað kröfu kæranda, Í, um að kærunefnd útboðsmála ógilti ákvörðun varnaraðila að velja tilboð R í útboðinu.

Með kæru móttekinni hjá kærunefnd útboðsmála 19. september 2025 kærði Ísold ehf. (hér eftir „kærandi“) útboð Fjársýslu ríkisins fyrir hönd Þjóðskjalasafns Íslands (hér eftir „varnaraðilar“) nr. 23086 auðkennt „Hillukerfi fyrir Þjóðskjalasafn Íslands“.

Kærandi krefst þess að kærunefnd útboðsmála ógildi ákvörðun varnaraðila að velja tilboð frá Rými – Ofnasmiðjunni ehf. í hinu kærða útboði. Þá krafðist kærandi þess að samningsgerð yrði stöðvuð um stundarsakir þar til efnisleg niðurstaða liggur fyrir.

Varnaraðilum og Rými – Ofnasmiðjunni ehf. var kynnt kæran og gefinn kostur á að koma á framfæri athugasemdum. Varnaraðilar lögðu fram greinargerð sína 1. október 2025 og athugasemdir bárust frá Rými – Ofnasmiðjunni ehf. degi síðar.

Varnaraðilar krefjast þess að kærunefnd útboðsmála hafni öllum kröfum kæranda með endanlegum úrskurði. Rými – Ofnasmiðjan ehf. krefst þess að kærunni verði vísað frá eða hafnað að efni til.

Með erindi 3. október 2025 óskaði kærunefnd útboðsmála eftir að varnaraðila legðu fram tilboðsgögn Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. sem og önnur gögn sem félagið kynni að hafa lagt fram við meðferð útboðsins. Varnaraðilar svöruðu erindinu 6. sama mánaðar og afhentu umbeðin gögn.

Með erindi 14. október 2025 tilkynnti kærunefnd útboðsmála aðilum að til stæði að kalla Sæmund E. Þorsteinsson, verkfræðing og lektor hjá Háskólanum í Reykjavík, til ráðgjafar og aðstoðar nefndinni með vísan til heimildar 2. mgr. 104. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Aðilar gerðu ekki athugasemdir við þessi áform. Formaður kærunefndar útboðsmála kallaði sérfræðinginn formlega til starfa með bréfi undirrituðu 15. október 2025.

Með ákvörðun 6. nóvember 2025 féllst kærunefnd útboðsmála á kröfu varnaraðila um afléttingu sjálfkrafa stöðvunar samningsgerðar í hinu kærða útboði.

Engar frekari athugasemdir bárust frá varnaraðilum og hagsmunaaðila. Þá tilkynnti kærandi 4. desember 2025 að hann myndi ekki leggja fram frekari gögn í málinu.

Með erindi 22. desember 2025 til varnaraðila óskaði kærunefnd útboðsmála eftir upplýsingum hvort bindandi samningur væri kominn á milli varnaraðila og Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. í kjölfar útboðsins og, ef svo væri, afriti af þeim samningi eða tilkynningu um töku tilboðs. Varnaraðilar svöruðu erindinu sama dag og upplýstu að bindandi samningur hefði komist á og afhentu nefndinni afrit af tilkynningu um töku tilboðs.

I

Með hinu kærða útboði óskuðu varnaraðilar eftir tilboðum í tveggja hæða rafdrifna kerfisskápa á brautum fyrir Þjóðskjalasafn Íslands til uppsetningar í húsnæði að Sundaborg 11 í Reykjavík. Í grein 1.2.5 var meðal annars gerð sú krafa til tæknilegrar og faglegrar getu bjóðanda að hann skyldi, á síðastliðnum fimm árum, hafa að minnsta kosti þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vöru og hann byði. Þessu til staðfestingar áttu bjóðendur að leggja fram skrá yfir sambærileg verkefni.

Tilboð í útboðinu voru opnuð 4. júní 2025 og bárust tilboð frá kæranda og Rými – Ofnasmiðjunni ehf. Varnaraðilar tilkynntu bjóðendum 16. júlí 2025 að ákveðið hefði verið að velja tilboð Ísoldar ehf. Rými – Ofnasmiðjan ehf. kærði ákvörðunina með kæru 28. júlí 2025 til kærunefndar útboðsmála og fékk málið málsnúmerið 37/2025 hjá nefndinni. Með ákvörðun 3. september 2025 í því máli hafnaði kærunefnd útboðsmála kröfu varnaraðila um afléttingu sjálfkrafa stöðvunar samningsgerðar í útboðinu.

Varnaraðilar sendu bréf 11. september 2025 til Ísoldar ehf. Í bréfinu var tilkynnt að val á tilboði fyrirtækisins væri afturkallað í ljósi ákvörðunar kærunefndar útboðsmála. Veigamiklar ástæður væru fyrir ákvörðun um að afturkalla val tilboða þar sem fyrri ákvörðun væri talin ógildanleg. Bjóðendum yrði tilkynnt innan skamms um nýja ákvörðun um val tilboða í samræmi við lög nr. 120/2016. Þá var í niðurlagi bréfsins leiðbeint um kæruheimild og kærufrest. Með tilkynningu til bjóðenda sama dag tilkynntu varnaraðila að þeir hefðu ákveðið að velja tilboð kæranda í útboðinu. Í tilkynningunni komu fram upplýsingar um biðtíma samningsgerðar, kærufrest og kæruheimild.

Með úrskurði 3. október 2025 í máli nr. 37/2025 vísaði kærunefnd útboðsmála frá öllum kröfum Rými – Ofnasmiðjunnar ehf.

Með tilkynningu 10. nóvember 2025 tilkynntu varnaraðilar bjóðendum að tilboð Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. hefði verið endanlega samþykkt og væri því kominn bindandi samningur milli aðila.

II

Kærandi byggir á að Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi ekki uppfyllt skilyrði greinar 1.2.5 í útboðsgögnum. Umbeðið hillukerfi sé tvílyft kerfi á braut með LED, CE-lýsingu og sérstökum skjalaáherslum. Slíkt kerfi hafi aldrei verið sett upp á Íslandi þannig að engin íslensk fyrirtæki séu með reynslu af uppsetningu tvílyfts kerfis. Ákvæði í útboðsgögnum um lágmarkskröfur séu ófrávíkjanleg og með vali á tilboði Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. hafi varnaraðili brotið gegn 15., 46. og 76. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Sérstök áhersla sé lögð á að það sé mikil munur á uppsetningu á tvílyftu kerfi eða einlyftu kerfi. Reynsla við uppsetningu einlyftra kerfa hafi því ekkert að segja þegar komi að tvílyftu kerfi.

Varnaraðilar byggja á að krafa greinar 1.2.5 taki ótvírætt til reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vörur en ekki til sérstakrar reynslu af uppsetningu eða samsetningu tvílyfts kerfis. Varnaraðilar hafi gert aðrar ítarlegri kröfu í útboðsgögnum sem tryggi gæði uppsetningar og tryggi þessar kröfur að sá sem hljóti samninginn hafi yfir að ráða nægilegri faglegri getu og búnaði til að framkvæma verkið á öruggan og vandaðan hátt, óháð því hvort hann hafi sett upp nákvæmlega sams konar kerfi. Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi lagt fram fullnægjandi gögn sem sýni fram að félagið hafi á síðastliðnum fimm árum að minnsta kosti þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu, þar með talið uppsetningu, á sambærilegum hillukerfum. Verkefnin sem félagið hafi skilað með tilboði sínu bera það með sér að það hafi bæði sinnt hönnun, afhendingu og uppsetningu flókinna geymslukerfa með sambærilegum tæknilegum kröfum og í því útboði sem hér um ræði. Ákvörðun varnaraðila um að velja tilboð Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. hafi hvorki brotið gegn 15., 46., 48. né 76. gr. laga nr. 120/2016 heldur hafi ákvörðunin verið í fullu samræmi við þær reglu sem gildi um opinber innkaup.

Rými – Ofnasmiðjan ehf. byggir á að hin kærða ákvörðun hafi bæði verið lögmæt og í samræmi við útboðsgögn og lög nr. 120/2016. Félagið uppfylli allar lágmarkskröfur útboðsins um tæknilega og faglega getu. Á það sé bent að uppsetningarleiðbeiningar fyrir einlyft og tvílyft kerfi sýni að tæknilega lausnir, rafkerfi og festingar séu í grunnatriðum sambærileg. Þá hafi Rými – Ofnasmiðjan ehf. að búa yfir fjölbreyttum hópi sérfræðing með umfangsmikla reynslu og njóti beins stuðnings frá framleiðandanum Bruynzeel við framkvæmd verksins.

III

Ágreiningur þessa máls lýtur að útboði á hillukerfi fyrir varnaraðila Þjóðskjalasafn Íslands. Í ákvörðun kærunefndar útboðsmála 6. nóvember 2025 komst nefndin að þeirri niðurstöðu að ekki hefðu verið leiddar verulegar líkur að broti gegn lögum nr. 120/2016 um opinber innkaup sem leitt gætu til ógildingar ákvörðunar eða annarra hafna varnaraðila. Niðurstaðan byggðist í meginatriðum á að Rými – Ofnasmiðjan ehf. hefði, eins og málið lá þá fyrir, uppfyllt kröfu greinar 1.2.5 í útboðsgögnum en þar var áskilið að bjóðandi hefði, á síðastliðnum fimm árum, að minnsta kosti þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vöru og hann byði.

Kærandi krefst þess að kærunefnd útboðsmála ógildi ákvörðun varnaraðila að velja tilboð Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. í hinu kærða útboði.

Varnaraðilar hafa afhent nefndinni afrit af tilkynningu þeirra um töku tilboðs Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. en með þeirri tilkynningu komst á bindandi samningur milli varnaraðila og félagsins, sbr. 3. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Í 1. mgr. 114. gr. laganna segir að eftir að bindandi samningur samkvæmt lögunum hefur komist á verði hann ekki felldur úr gildi eða honum breytt þótt ákvörðun kaupanda um framkvæmd útboðs eða gerð samnings hafi verið ólögmæt. Þegar af þessari ástæðu verður að hafna kröfu kæranda um að ógilt verði ákvörðun varnaraðila um að velja tilboð Rými – Ofnasmiðjunnar ehf.

Úrskurðarorð:

Kröfu kæranda, Ísoldar ehf., í máli þessu er hafnað.

Reykjavík, 28. janúar 2026.

Reimar Pétursson

Kristín Haraldsdóttir

Auður Finnbogadóttir