1323/2025. Úrskurður frá 5. desember 2025

Hinn 5. desember 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1323/2025 í máli ÚNU 25050010.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 10. maí 2025, beindu […] og […] til úrskurðar­nefnd­ar um upplýsingamál kæru þess efnis að mennta- og barnamálaráðuneyti hefði ekki afgreitt beiðni þeirra um gögn.
 
Með erindi til ráðuneytisins, dags. 3. apríl 2025, lögðu kærendur fram svohljóðandi beiðni:
 

Við óskum eftir því að fá afhent gögn um mál sem við leituðum til ráðuneytisins með í febrúar 2023 og var komið í rýni hjá lögfræðingi í mars 2023. Málið var skráð í skjala­kerfi mennta- og barnamálaráðuneytisins undir málsnúmeri sem byrjar á MRN2302 eða MRN2303 en við vitum ekki seinni hluta málsnúmerisins sem málið var eða er skráð undir.
 
Við óskum eftir öllum gögnum sem hafa verið eða eru skráð inn í málið í skjala­vist­un­ar­kerfi ráðuneytisins þar með talið en ekki takmarkað við alla tölvupósta, allar nótur, haus málsins, skrá yfir gögn málsins úr málaskrá, fundargerðir, upplýsingar um hvernig mál­ið var skráð og unnið og hverjir hafa nú eða hafa áður haft aðgang að málinu.

 
Í kæru er tilgreint að ráðuneytið hafi sent kærendum erindi, dags. 22. apríl 2025, þar sem segi: „Mennta- og barnamálaráðuneytið telur að það hafi svarað fyrirspurn ykkar, sbr. erindi ykkar frá 2. 3. 4. 6. 8. 9. og 10. apríl sl., þ.m.t. erind[um] sem hefur verið beint að ein­stök­um starfsmönnum ráðu­neytisins, með fullnægjandi hætti. Athugasemdir ykkar við af­greiðslu málsins hafa verið mót­tekn­ar en ekki talin ástæða til að bregðast frekar við þeim.“
 
Þar sem ekki komi fram í erindi ráðuneytisins hvaða fyrirspurn það telji sig hafa svarað eða athuga­semd­ir um hvaða málum sé ekki talin ástæða til þess að bregðast við geti kærendur ekki verið viss­ir um að beiðni þeirra hafi verið afgreidd. Því sé óskað eftir að úrskurðarnefndin hlutist til um að beiðni þeirra verði svarað og afstaða tekin til hennar.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt mennta- og barnamálaráðuneyti með erindi, dags. 13. júní 2025. Í erindi nefnd­ar­innar var óskað upplýsinga um hvort erindi kærenda hefði verið afgreitt. Hefði erindið ekki verið af­greitt mæltist nefndin til þess að ákvörðun um afgreiðslu erindisins yrði tekin sem fyrst. Ef ráðu­neyt­ið hygðist ekki afgreiða beiðnina eða ef ákvörðun ráðuneytisins um afgreiðslu beiðninnar fæli í sér að ekki væri orðið við henni, í heild eða að hluta, væri ráðuneytinu gefinn kostur á að skila um­sögn um kæruna.
 
Viðbrögð ráðuneytisins við erindi úrskurðarnefndarinnar bárust með erindi, dags. 30. júní 2025. Í erindinu kom fram að mál kærenda sem þeir hefðu leitað til ráðuneytisins með 1. febrúar 2023 hefði fengið málsnúmerið MRN […] í málaskrá ráðuneytisins. Ástæða þess að ekkert mál hefði verið stofnað þegar erindið barst í febrúar 2023 hefði verið viðleitni ráðuneytisins til að koma til móts við óskir kærenda um nafnleynd. Öll gögn málsins væru vistuð í málaskrá ráðuneytisins í samræmi við lög. Þá hefði verið leitast við að afhenda kærendum rafræn afrit af gögnum mála á því formi sem þau væru varðveitt.
 
Erindi ráðuneytisins var sent kærendum með erindi, dags. 8. júlí 2025. Í erindi úrskurðarnefndar­innar kom fram að þar sem kæra í málinu hefði lotið að afgreiðslutöfum og í ljósi þess að nefnd­inni hefðu nú borist upplýsingar frá ráðuneytinu um að beiðnin sem kæran laut að hefði verið afgreidd teldi nefndin ekki tilefni til að aðhafast frekar í málinu. Málið yrði því fellt niður á næsta fundi nefndarinnar, nema kærendur óskuðu eftir því að málinu yrði haldið áfram.
 
Með erindi, dags. 25. júlí 2025, upplýstu kærendur nefndina um að þeir teldu afgreiðslu ráðu­neyt­isins vera ófullnægjandi. Mál MRN […] hefði verið búið til 4. október 2024, þannig að það væri ekki rétt að mál kærenda hefði fengið það málsnúmer. Ráðuneytið hefði tjáð kærendum þegar þau höfðu samband í febrúar 2023 að ekki væri unnt að aðhafast í máli þeirra nema þeir sam­þykktu að mál þeirra yrði skráð í málaskrá. Kærendur hefðu samþykkt það. Annaðhvort hafi ráðuneytið brotið gegn lögum og reglum um skráningu mála og málsgagna, eða að ráðuneytið haldi röngu fram um að ekkert mál hafi verið stofnað í málaskrá þrátt fyrir fullyrðingar ráðuneytisins að ekki væri unnt að taka mál þeirra til meðferðar nema þeir samþykktu að málið yrði skráð.
 

Niðurstaða

1.

Mál þetta varðar beiðni kærenda til mennta- og barnamálaráðuneytis um gögn og upplýsingar í tengsl­um við erindi sem þeir beindu til ráðuneytisins í febrúar 2023. Kæra í máli þessu barst úr­skurð­ar­nefndinni á þeim grundvelli að ráðuneytið hefði ekki afgreitt beiðni þeirra frá 3. apríl 2025. Ráðu­neytið lítur svo á að erindi til kærenda, dags. 11. apríl 2025, þar sem þeim voru afhent gögn á minnislykli, hafi verið afgreiðsla á beiðninni. Þar sem efnisleg afstaða ráðuneytisins liggur fyrir og kærendur fella sig ekki við hana mun úrskurðarnefndin leysa efnislega úr málinu.
 
Af gögnum málsins verður ráðið að í beiðni kærenda frá 3. apríl 2025 sé gengið út frá að í ráðuneyt­inu hafi verið stofnað mál í rafrænni málaskrá ráðuneytisins í tilefni af erindi þeirra frá 1. febrúar 2023, þ.e. áður en mál var stofnað í málaskrá ráðuneytisins í október 2024 með málsnúmerið MRN […], og að kærendur óski þess að fá aðgang að upplýsingum og gögnum um það mál. Nefnd­in skilur kærendur þannig að þeir hafi ekki hug á að fá gögn máls MRN […] afhent, enda hefur þegar verið skorið úr um rétt þeirra til aðgangs að gögnunum í úrskurði nr. 1296/2025. Samkvæmt gögnum málsins var ekki stofnað mál í rafrænni málaskrá ráðuneytisins í tilefni af erindum kærenda fyrr en í október 2024.
 

2.

Í 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga er mælt fyrir um að upplýsingaréttur almennings nái til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál og tiltekinna fyrirliggjandi gagna. Sama meginregla gild­ir um rétt til aðgangs að gögnum sem varða aðila sjálfan, sbr. 14. gr. laganna. Samkvæmt 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. er ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 3. mgr. lagagreinarinnar. Undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál er síðan hægt að bera synjun beiðni um aðgang að gögn­um samkvæmt upplýsingalögum, sbr. 20. gr. laganna. Upplýsingalög fjalla hins vegar ekki um skyldu stjórnvalda til að láta í té skýringar eða upplýsingar um starf­semi sína, nema slíkar upplýs­ingar séu fyrirliggjandi í tilteknum gögnum.
 
Í samræmi við framangreindar meginreglur nær úrskurðarvald úrskurðarnefndarinnar aðeins til þess hluta beiðni kærenda sem varðar aðgang að fyrirliggjandi gögnum. Að því leyti sem kærend­ur ósk­uðu eftir upplýsingum verður ekki tekin afstaða til þess atriðis í úrskurðinum nema að því leyti sem slíkar upplýsingar megi finna í fyrirliggjandi gögnum. Þá er sérstaklega tekið fram að úrskurð­ar­vald nefndarinnar nær ekki til að skera úr um hvort og þá hvernig stjórnvöld sinni skrán­ing­ar­skyldu sem á þeim hvílir samkvæmt upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn.
 

3.

Samkvæmt gögnum þessa máls og málsins sem lauk með úrskurði nefndarinnar nr. 1296/2025 var erindi kærenda frá 1. febrúar 2023 og samskipti í kjölfar þess erindis varðveitt í tölvupósthólfi þess starfsmanns sem kærendur áttu í samskiptum við. Gögnin voru jafnframt geymd í læstum skjala­skáp. Ekki mun hafa verið stofnað mál í málaskrárkerfi ráðuneytisins um framangreind samskipti fyrr en í október 2024.
 
Úrskurðarnefndin leggur þann skilning í skýringar ráðuneytisins í málinu að engin gögn liggi fyrir í vörslu þess sem falli undir beiðni kærenda sem hin kærða ákvörðun lýtur að. Nefndin hefur ekki forsendur til að draga í efa þær skýringar. Þá telur nefndin að í málinu séu ekki vísbendingar um að annað mál hafi verið stofnað í málaskrárkerfi ráðuneytisins fyrr en í október 2024. Að þessu virtu og með vísan til 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga verður lagt til grundvallar að gögn sem beiðni kærenda varðar liggi ekki fyrir hjá ráðuneytinu. Þar af leiðandi liggja ekki fyrir gögn sem réttur þeirra gæti náð til og verður ákvörðun ráðuneytisins því staðfest.
 

Úrskurðarorð

Staðfest er ákvörðun mennta- og barnamálaráðuneytis, dags. 11. apríl 2025, um afgreiðslu beiðni kærenda, […] og […], dags. 3. apríl 2025, um gögn um mál sem þeir leituðu til ráðuneytisins með í febrúar 2023.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir