Microsoft leyfi

Umbra sér um innkaup, sölu og úthlutun á Microsoft-leyfum til A-hluta stofnana ríkisins og annast daglega framkvæmd samnings ríkisins við Microsoft. Í samningnum felst meðal annars aðgengi að Office 365, sem inniheldur meðal annars Word, Excel, Teams og Outlook.

Í þjónustunni felst:

Pantanir á leyfum fyrir stofnanir og fyrirspurnir skal senda á [email protected].

Ríkissamningur.

Umbra annast daglega framkvæmd samningsins og rekur þjónustuborð fyrir verkefnið. Þjónustuborðið sér um umsýslu Microsoft leyfanna, svarar fyrirspurnum frá stofnunum, sér um afgreiðslu leyfa og kallar eftir talningum þegar við á.

Pantanir á leyfum og fyrirspurnir sendist til þjónustuborðsins  í tölvupósti á [email protected].

Fyrirtæki og stofnanir sem heyra undir samninginn og hafa starfsmann á launaskrá eða á starfssamningi (hann fær loggin og tölvupóstfang) þurfa að úthluta honum M365 E5 leyfi.

Pantanir á leyfum og fyrirspurnir sendist til á [email protected].

Hægt er að fá M 365 F1 leyfi sem eingöngu eru notað fyrir uppflettingar í sértækum öppum t.d. spjaldtölvur í Lögreglubílum. F1 gefur kost á því að stýra þessum spjaldtölvum í gegn um Intune til að dreifa nýrri útgáfu af öppum á tækin.

Fyrir hvert járn/þjón þarf að úthluta minnst 8 kjarnaleyfum á hvern örgjörva og að lágmarki 16 kjarnaleyfi á netþjón. Það mega vera mest 2 sýndarvélar á hverju járni miðað við þessa uppsetningu.

Fyrirspurnir sendist í tölvupósti á [email protected].

Skólum hefur áður staðið til boða að hafa óskylda aðila s.s. stundakennara, foreldra á Microsoft A1 leyfum. Þar verður nú breyting á þar sem lágmarks krafan um Azure AD er P1 sem er ekki hluti A1 leyfinu. Þar af leiðandi þarf að kaupa A3.

1. Allir starfsmenn skóla sem eru á launaskrá á að telja í M365 A5.
2. Stundakennarar sem eru ekki með vinnuaðstöðu eða búnað frá skólanum má telja í M365 A3.

Pantanir á leyfum og fyrirspurnir sendist til þjónustuborðsins eða í tölvupósti á [email protected].

Fyrir hvert járn/þjón þarf að úthluta minnst 8 kjarnaleyfum á hvern örgjörva og að lágmarki 16 kjarnaleyfi á netþjón. Það mega vera mest 2 sýndarvélar á hverju járni miðað við þessa uppsetningu.

Forrit-apps í E5 pakkanum

Villa birt fjölva "viewpdf" : Failed to find attachment with Name Microsoft 365 Enterprise - Landscape.pdf

Athugið að M365 F5 leyfin eru einungis ætluð vaktavinnufólki sem uppfyllir viðeigandi skilyrði. Einingis M365 E5 leyfi eru í boði fyrir skrifstofufólk

Aðeins má úthluta Microsoft 365 Frontline Worker (F5) leyfi til notenda sem uppfylla eitt eða fleiri af eftirfarandi skilyrðum:

1. Notar aðalvinnutæki með einum skjá sem er minni en 10,9",
2. Deilir aðalvinnutæki sínu með öðrum Microsoft 365 eða Office 365 Frontline notendum sem skiptast á vöktum.
3. Aðrir Microsoft Frontline notendur verða einnig að nota tækið sem aðalvinnutæki.

Sérhver hugbúnaður eða þjónusta sem aðgangur er að úr samnýtta tækinu krefst þess að tækinu eða notendum sé úthlutað leyfi sem felur í sér notkun á þessum hugbúnaði eða þjónustu.

Þetta eru t.d.:

1. Ekki hægt að nota með Sharepoint (on-premise),
2. Ekki hægt að nota með Exchange (on-premise),
3. Inniheldur ekki Office desktop apps,
4. Skype for business ekki stutt,
5. Teams sími er ekki studdur,
6. Fjölvar (macro) í Word og Excel skjölum keyra ekki,
7. Geta ekki breytt UDP eða IRM vörðum Word skjölum,
8. Hafa ekki Teams phone,
9. Stærðartakmörkun á Mailbox Exchange online kiosk (2 Gb),
10. Stærðartakmörkun á One drive for business (2 Gb)

Nánar um F leyfin og takmarkanir

Tæknilegt

Stofnun sem hefur áhuga á því að nýta sér F5 leyfi þarf að búa til nýjan leyfishóp og setja starfsmenn inn í þann hóp, líkt og með almenna E5 leyfishópa.

1. Stofnaður er AD hópur hjá stofnun: <ORRI>-License-M365-F5
2. Tilkynning er send til Umbru um að virkja hópinn.
3. Umbra staðfestir þegar búið er að virkja F5 leyfismöguleikann á hópinn.
4. Stofnun leggur inn beiðni fyrir þann fjölda af F5 leyfum sem þeir þurfa í gegnum netfangið [email protected].
5. Þegar pöntun er staðfest, getur stofnun byrjað að setja notendur inn í hópinn og starfsmenn fá úthlutið leyfi, líkt og venjulegur notendur.

Microsoft 365 er samsafn margra pakka og inniheldur hver pakki margar þjónustur. Hver pakki tekur að einhverju leiti á öryggi, en saman veita þau möguleikann miklu öryggi, fram yfir val á einstökum pökkum.

Hér er stuttur listi af þeim pökkum sem Microsoft 365 samanstendur af (Docs síður Microsoft í tenglum):

• Office 365 – Inniheldur öryggisstýringar fyrir skýjaumhverfi
• Exchange Online inniheldur fjöldan af öryggis- og samræmisvirkni (security and compliance). Yfirlit og skýringar á þeim á skjölunarsíðu Microsoft.
• Windows 10 Enterprise – Innheldur aukna vernd gegn spilliforritum, sem og einangrar og herðir lykilkerfi og leynileg notendagögn gagnvart innbrotum (tækileg útskýring á þessu tvennu).
• Enterprise Mobility + Security (EMS) Þjónustupakki sem miða sérstaklega að því að auka vernd notendaauðkenna, gagna og tækja

Þessar öryggislausnir taka á 3 megin þáttum upplýsingatækni:

• Vernda notendaauðkenni. Með tveggja þátta auðkenni og skilyrtum aðgangsstýringum, er aukið til muna öryggi á innskráningum notenda og notkun stolinna auðkenna gert mun erfiðara fyrir að skrá sig inn á kerfi viðskiptavina.
• Vernda upplýsingar. Með því að flokka og merkja gögn, er verkfærum á borð við dulkóðun og aðgangsstýringum beitt til þess að hefta aðgengi óviðkomandi að trúnaðarupplýsingum, ásamt því að takmarka áhættu á að trúnaðarupplýsingum sé dreift af misgáningi.
• Vernda tæki notenda. Með því að ná stjórn á snjalltækjum notenda (bæði í eigu hins opinbera og einkatækjum í notkun við vinnu), er hægt að viðhalda lágmarks aðgangsöryggi að tækjum, setja skilyrði fyrir notkun upplýsinga, tryggja uppfærslu og varnir gegn óværum, endurheimta trúnaðargögn og stjórna notkun tækjanna.

EMS á mannamáli

Enterprise Mobility + Security documentation

Microsoft Enterprise Mobility + Security (EMS) is an intelligent mobility management and security platform.

MicrosoftLearn

Microsoft Cybersecurity Reference Architectures - Security documentation

Created by MarkSimos

Detailed technical reference architectures for multi-cloud cybersecurity including Microsoft and 3rd party platforms

MicrosoftLearn

Öryggistól

• Office 365 Security & Compliance
• ComplianceManager
• Microsoft Trust Center

Notendur Microsoft geta sett upp á allt að 5 vélum Office 365 forritin, þeim að kostnaðarlausu.  það ber þó að hafa í huga að Þetta er vinnuaðgangur sem er tengdur léni stofnunarinnar sem notandinn vinnur hjá. Vinnuaðgangur veitir aðgang að ýmsum vinnutengdum skjölum og efni frá stofnuninni og nema öryggisstefna stofnunar heimili annað þá er óleyfilegt að deila aðgangi með öðrum.

Microsoft Home Use Program (HUP) gerir starfsmönnum hjá gjaldgengum fyrirtækjum kleift að kaupa ársáskrift af Office 365 Home eða Office 365 Personal með 30% afslætti til einkanotkunar. Þetta er persónulegur aðgangur þess sem kaupir og tengist ekki aðgangi stofnunar.

Það er ávallt hægt að bæta við leyfum inn á samninginn. Leyfisusýslan tekur við pöntunum og fyrirspurnum um leyfi með pósti á [email protected].

ATH. Það er mikilvægt að búið að ganga frá pöntun áður en leyfum er úthlutað.

Kaupandi, vörunúmer og leyfisfjöldi eru lágmarksupplýsingar sem þarf til að hægt sé að afgreiða pöntun. Eftir að pöntun hefur verið send til Microsoft er venjan að hún sé afgreidd frá þeim á tenantinn innan 48 klst.

Árleg leyfistalning leggur grunn að árlegri leyfisnotkun stofnana. það er ávallt hægt að bæta leyfum á samninginn en ekki er heimilt að fækka leyfum nema við talningu.

Gildistími leyfa er sem hér segir

Skrifstofuhugbúnaður M365, Visio, Project og fl.

• Greitt fyrir þá mánuði sem eftir eru af samningsári og greitt er fyrir yfirstandandi mánuð þegar pöntun er gerð.

Þjónar SQL og Windows Server

• Greitt fyrir allt árið (12 mánuði) óháð því hvenær innan MS ársins pöntunin er gerð.

Almennt eru leyfin fjarlægð af notanda við næsta "AD Sync" við skýið, þ.e. ef að notandinn er fjarlægður úr leyfa hópnum. Það er ekki nóg að "Disable" notandann.

Samkvæmt rekstrarsamningi er skýjageira heimilt að innheimta þjónustugjöld af þeim stofnunum sem sækja þjónustu við notkun sína á skýjageira í rekstri hjá skilgreindum þjónustuaðila.  Samræmd verðskrá er fyrir innheimtu slíkrar þjónustu á öllum skýjageirum ríkisins, til þess að tryggja gagnsæi og samþættingu slíkra gjalda á allar A-hluta stofnanir ríkisins.

Þjónustugjald er tvískipt.  Annarsvegar er mánaðarlegt grunngjald stofnunar sem er innheimt eftir þremur stærðarflokkum, að viðbættu gjaldi fyrir hvern starfsmann stofnunarinnar sem þjónustuna sækir.  Saman mynda þessir tveir þættir þjónustugjald stofnunarinnar til rekstraraðila í hverjum mánuði.

Umbra innheimtir og greiðir rekstraraðila þjónustugjaldið á grunni fjölda og stærð þjónustuþega og notendafjölda hjá þeim.

Greitt er eftir á fyrir yfirstandandi mánuð frá því að pöntun er gerð.

Rekstraraðila innheimta þjónustugjöld í samræmi við þá sérþjónustu sem þeir veita sínum viðskiptavinum.

• UMBRA (publicadministrationis.onmicrosoft.com, judicialis.onmicrosoft.com)
• Háskóli Íslands (reiknistofnun.onmicrosoft.com)
• Sjúkrahúsið á Akureyri (healthcareice.onmicrosoft.com )

Menntaský

1 Notendagjald bætist við hvert keypt M365 A3/5 leyfi.

2 Nemendafjöldi er álvarðaður 1. Október ár hvert.

Rekstraraðila er frjálst að bjóða þjónustuþegum viðbótarþjónustu skv. eigin verðskrá og skal hún veitt á grunni skriflegra samninga milli rekstraraðila og þjónustuþega.

Umbra, þjónustumiðstöð Stjórnarráðsins innheimtir mánaðarleg þjónustugjöld fyrir stofnanir sem tilheyra publicadministrationis.onmicrosoft.com og judicialis.onmicrosoft.com skýjageirana.

Þjónustugjöldum er ætlað að standa undir þeirri starfsemi sem notkun stofnana á samræmdu skrifstofuumhverfi ríkisins krefst.

Gjaldskráin

Fjármálaráðuneytið hefur gert samning við Microsoft um aðgang að Azure skýjaþjónustum og hefur falið FJS að annast framkvæmd samningsins. Stofnunum sem heyra undir ríkissamninginn heimilt að semja við FJS um að FJS opni á Azure þjónustur fyrir þær. Stofnanir opna sjálfar á þær þjónustur sem þær vilja og hafa þær sjálfar eftirlit með notkun og þeim kostnaði sem af hlýst.

Umbra tekur við fyrirspurnum um Azure í pósti á [email protected].

Stofnanir sem eru í skýjageira sem styður CSP geta keypt tímabundin leyfi fyrir M365 E5, M365 F5 og M365 A5 í mánaðaráskrift Cloud Solution Provider (CSP) á samninginn. Þetta getur verið hagkvæm leið t.d. þegar um sumarstarfsmenn og nema er að ræða.

Leyfisumsýslan tekur við CSP pöntunum í pósti á [email protected].

Vinsamlega takið sérstaklega fram að um CSP leyfi sé að ræða við pöntun. CSP leyfin eru oftast afgreidd og virkjuð samdægurs. Eftir þetta fær viðskiptavinurinn mánaðarlega reikning fyrir leyfunum eða þar til hann segir þeim upp hjá lyfisumsýslunni.

Munið að kaupandi leyfanna þarf að segja þeim upp til að hætta að greiða af þeim.

Einungis er í boði að kaupa M365 E5 og M365 A3 í CSP í þeim skýjageirum sem styða slík leyfi.

Talningar á Microsoft leyfum fara einu sinni á ári hjá þeim stofnunum sem heyra undir microsoft samninginn. Leyfisumsýslan hefur umsjón með talningunni. Í stuttu máli gengur leyfistalningin út á að hver stofnun fyrir sig þarf að gefa upp hvaða Microsoft leyfi hún hefur í notkun og þannig tryggja að þau séu samræmi við leyfisskilmála og að greitt sé fyrir þau.

Talningin fer þannig fram að leyfisumsýslan sendir forstöðumönnum- og tæknilegum tengiliðum stofnana talningarblað með upplýsingum um núverandi leyfisstöðu stofnunarinnar. Leyfisstaða stofnunarinnar er samanlögð leyfisstaða pr. leyfisgerð (SKU) eins og hún var við lok síðustu talningar auk leyfa sem stofnunin hefur keypt aukalega síðan þá.

Það er alltaf hægt að bæta við og kaupa leyfi á samninginn en það er ekki hægt að fækka leyfum nema við talningu. Talningin er því sá tímapunktur þar sem stofnuninni gefst kostur á að hagræða með því að fækka leyfum ef það á við.

Forstöðumenn stofnana bera ábyrgð á leyfunum og standist stofnunin ekki leyfisendurskoðun kann það að hafa réttarfarslegar og fjárhagslegar afleiðingar.

Leyfiskilmálar Microsoft vegna þjóna taka stöðugt breytingum. Til að auðvelda talningur  leyfisfjölda sem þarf samkvæmt núverandi skilmálum þá er hér Talningarlíkan sem hjálpar við að finna réttan leyfisfjölda.

Upplýsingar um hvaða leyfi stofnunin hefur í notkun er oftast hægt að nálgast hjá tæknimönnum innan stofnunar eða hjá þjónustufyrirtækjum sem annast upplýsingatækni þeirra.  Athugið að í  sumum tilvikum geta leyfi bæði legið hjá þjónustufyrirtækjum og innan stofnunar.

Leyfiskilmálar Microsoft vegna Windows Server taka stöðugt breytingum. Til að auðvelda þér að ákvarða leyfisfjölda samkvæmt núverandi skilmálum þá er hér líkan sem þú getur fyllt út og reiknar líkanið leyfisfjöldann sem þú þarft að kaupa.

Talningamódelið er birt og notist með fyrirvara um villur og breytingar

Hlaða niður: Talningarlíkan 2024 v.1.5.xlsx

Fyrir hvern server (járn) þarf að færa inn:

1. Nafn
2. STD/EN:

Athugið að ENT leyfi eru mun dýrari en STD

1. Notendur
2. CPU
3. Core pr. cpu

Eftir þetta reiknar líkanið út þann fjölda leyfa sem þarf.

Fyrir hvern server (járn) færðu inn:

• Nafn
• STD/DC
• CPU
• Core pr. cpu
• VM's

Eftir þetta reiknar líkanið út þann fjölda leyfa sem þarf.

Ef það á að hýsa lausn í SQL fyrir aðra en starfsmenn stofnunarinnar, þá er það allt annað leyfaumhverfi svokallað SPLA. Þá þarf að skoða með hýsingaraðila hvort það sé hentug lausn.

Fyrir hvert járn/þjón þarf að úthluta minnst 8 kjarnaleyfum á hvern örgjörva og að lágmarki 16 kjarnaleyfi á netþjón. Það má vera með mest 2 sýndarvélar á hverju járni miðað við þessa uppsetningu.

Leyfisumsýslan notar Teams til að veita tæknilegum tengiliðum stofnanna og skóla aðgang að leyfislyklum, ISO skrám og verðlistum fyrir Microsoft vörur undir leyfasamning Ríkisins við Microsoft. Tilgangur teymisins er einnig að ýta undir og hvetja til samskipta um þau málefni sem geta komið upp í þessu samhengi.

Tæknilegir tengiliðir stofnunar / skóla geta fengið aðgang að þessum hópi. (breytingar þurfa að tilkynnast). Ef óskað er eftir aðgengi þá ber að senda tölvupóst á [email protected].

Athugið

Meðlimir í þessum hópi gangast undir skilyrði og reglur Microsoft um meðhöndlun á leyfislyklum og ISO skrám.

Helstu reglurnar eru:

• Ekki má setja upp neinn hugbúnað áður en viðkomandi leyfi er afgreitt (búið að panta hjá leyfisumsýslunni [email protected])
• Ekki má afhenda óviðkomandi leyfislykla eða ISO skrár nema um traustan samstarfs- eða þjónustuaðila er að ræða.
• Misnotkun getur varðað við lög um höfundarrétt og er refsivert.

Meðlimum í þessum hópi er veittur aðgangur að öllum lyklum og ISO skrám sem fylgja samningi Ríkisins og Microsoft. Meðlimum er treyst fyrir því að sækja aðeins leyfislykla og ISO skrár sem tilheyra þeirra stofnun / skóla

Leyfi sem nota ISO skrár

• Staðvær skrifstofu hubúnaður (on-premises)
• Windows þjónar (SQL and Windows server)

Sérstakir þjónar s.s. SQL Server og System Center Server eru ekki settir inn þar sem að við uppsetningu skiptir miklu máli að réttir / viðeigandi ISO skrár séu notaðar þ.a. Umbra mun útvega þá eftir þörfum einstakra stofnana / skóla þegar við á.

Leyfi sem nota ekki ISO skrár

• Leyfi sem falla undir skýjageirann (e. Tenant)

Leyfisumsýslan veitir aðeins viðurkenndum aðilum/einstaklingum aðgang að þessum hópi og aðeins þeim sem hafa notendaaðgang hjá stofnun / skóla ([email protected]). Hvorki er leyfilegt að veita þjónustupósthólfum aðgang t.d. „[email protected]“ né notanda á léni þriðja aðila.

1. Viðkomandi sækir um aðgang að Teams hópnum á þjónustuvef Umbra eða í gegnum netfangið [email protected]
2. Uppfylli umsækjandinn öll skilyrði þá fær hann sent boð um inngöngu í tölvupósti.
3. Umsækjandi skráir sig inn sem gestur í teymið.

Nú ætti umsækjandi að vera kominn með aðgang að Teams svæðinu og þar hefur þar aðgang að lyklum og ISO skrám.

Ef að stofnun eða skóli er með þjónustu aðila sem á að sjá um þessi mál þá þarf að gera þetta þannig.

Gerður er notenda aðgangur hjá stofnun / skóla ([email protected]) þegar það er komið þá óskar tæknilegur tengiliður eða stjórnandi stofnunar / skóla eftir því að þessum notanda sé boðin þátttaka í þessum hópi.

Ef frekari upplýsingar óskast hafið samband á [email protected]

Leyfisumsýslan notar Teams til að veita tæknilegum tengiliðum stofnanna og skóla aðgang að leyfislyklum, ISO skrám og verðlistum fyrir Microsoft vörur undir leyfasamning Ríkisins við Microsoft. Tilgangur teymsins er einnig að ýta undir og hvetja til samskipta um þau málefni sem geta komið upp í þessu samhengi.

Hægt er a biðja um aðgang í teymið með því að senda póst á [email protected]

Ný verðskrá tekur gildi 01.04.2022 í kjölfa talningar 2022. Leyfisumsýslan skiptir ársinnkaupum stofnana í mánuði og gefur út reikninga mánaðarlega.

Greiðslum vegna Microsoft leyfi sem keypt eru inn í talningu er deilt niður á mánuði.

Sofnun fær reikning fyrir 1/12 af upphæðinni sendan mánaðarlega.

Frá og með 1.1. 2022 skiptist greiðslan þannig að:

• 1/3 upphæðar greiðir stofnunin skv. útgefnum reikningi frá Fjársýslu ríkisins (FJS)
• 2/3 upphæðar verður greiddur miðlægt með lækkuðu rekstrarframlagi stofnunar á fjárlögum.

• Viðbótarleyfi: Viðskiptavinur greiðir skv. reikningi frá birgja auk þóknunar, frá þeim mánuði sem pöntun er gerð. Leyfi þarf að greiða að fullu (ekki mánaðarskipt eins og í talningarreikningum).
• CSP (tímabundin leyfi): Greitt skv. reikningi frá birgja auk þóknunar
• Azure notkun: Greitt skv. reikningi frá birgja auk þóknunar

Samkvæmt rekstrarsamningi er skýjageira heimilt að innheimta þjónustugjöld af þeim stofnunum sem sækja þjónustu við notkun sína á skýjageira í rekstri hjá skilgreindum þjónustuaðila.  Samræmd verðskrá er fyrir innheimtu slíkrar þjónustu á öllum skýjageirum ríkisins, til þess að tryggja gagnsæi og samþættingu slíkra gjalda á allar A-hluta stofnanir ríkisins.

• Stofnanagjöld
• Notendagjöld
• Nemendagjöld (staða tekin 1. september hvert ár)
• Afritun (UMBRA)

Leyfisstaða fyrir skal tekin í lok hvers mánaðar (eftirárukkun) og gefin út reikningur í samræmi við hana fyrir 10. dag mánaðarins á eftir. Eftirárukkun er nauðsynleg þar sem fjöldi þjónustugjalda og CSP leyfa er ekki þekktur fyrr en í lok mánaðar. Leyfisstaða skal því tekin í lok síðasta dags mánaðar.

PBI skýrsla er notuð til að monitora úthlutaða stöðu leyfa á öllum tenöntum (9) vs. keypt leyfi.

Komi upp fávik þar sem úthlutuð leyfi eru fleiri en keypt þá verður viðkomandi stofnun gefin kostur á að lagfæra stöðuna innan 5 daga með því að senda leyfisumsýslunni formlega leyfispöntun. Geri stofnunin ekki úrbætur inna tilskilins tíma þá pantar leyfisumsýslan og gjaldfærir leyfi fyrir hönd stofnunarinnar.