Meðferð persónuupplýsinga

Útgáfa 1.00

Í Stjórnarráði Íslands eru tólf ráðuneyti:

• Forsætisráðuneyti
• Atvinnuvegaráðuneytið
• Dómsmálaráðuneytið
• Félags- og húsnæðismálaráðuneytið
• Fjármála- og efnahagsráðuneytið
• Heilbrigðisráðuneytið
• Innviðaráðuneytið
• Menningar-, nýsköpunar- og háskólaráðuneytið
• Mennta- og barnamálaráðuneytið
• Umhverfis-, orku- og loftslagsráðuneytið
• Utanríkisráðuneytið
  Nánari upplýsingar um ráðuneytin er að finna hér á vef Stjórnarráðsins (undir „Ráðuneyti“ í valmynd).

Persónuverndarfulltrúi Stjórnarráðsins er Daði Heiðar Kristinsson. Hægt er að hafa samband við hann í síma 545 9000 eða senda tölvupóst á netfangið personuverndarfulltrui[hja]stjornarradid.is. Hann hefur aðstöðu hjá dómsmálaráðuneytinu.

Persónuverndarfulltrúi er óháður og sjálfstæður í störfum og hefur eftirlit með meðferð persónuupplýsinga innan Stjórnarráðsins.

Erindum og fyrirspurnum er varða vinnslu persónuupplýsinga hjá Stjórnarráðinu skal beint til persónuverndarfulltrúa.

Þessari síðu er ætlað að veita upplýsingar um þá vinnslu persónuupplýsinga sem á sér stað í Stjórnarráði Íslands. Í fyrsta kafla er fjallað almennt um meðferð persónuupplýsinga í Stjórnarráðinu en í öðrum kafla er nánari umfjöllun um meðferð persónuupplýsinga í tilteknum verkefnum ráðuneyta:

• Heimsóknir á vef Stjórnarráðsins og áskrift að efni vefsins.

• Gestir hjá ráðuneytum, fundir, viðburðir og annað.

• Myndavélakerfi.

• Fyrirspurnir sendar ráðuneytum.

• Umsóknir um styrki.

• Umsóknir um leyfi.

• Stjórnsýslukærur.

• Kaup ráðuneyta á vöru og þjónustu.

• Umsækjendur um störf hjá Stjórnarráðinu.

• Nefndir og starfshópar hjá Stjórnarráðinu og ríkisstofnunum.
  Í fræðslunni er gengið út frá eftirfarandi spurningum:

• Hvaða persónuupplýsingar er unnið með?

• Hvers vegna er unnið með persónuupplýsingarnar?

• Hvers vegna er Stjórnarráðinu heimilt að vinna með persónuupplýsingarnar?

• Hvernig er persónuupplýsinganna aflað eða þær fengnar?

• Hverjir vinna með persónuupplýsingarnar?

• Hvað er gert við persónuupplýsingarnar og hversu lengi eru þær geymdar?

• Hver eru réttindi einstaklinga hvað varðar vinnslu persónuupplýsinga hjá Stjórnarráðinu?
  Einnig er sagt frá því ef einstaklingar og fyrirtæki utan ráðuneytanna vinna með persónuupplýsingarnar fyrir þau.
  *Þessi persónuverndarstefna er sett fram með þeim fyrirvara að hún er enn í vinnslu og mun taka breytingum og verða uppfærð. Þá er mögulegt að einhverjar upplýsingar séu rangar og verða þær leiðréttar við fyrsta tækifæri.

Persónuupplýsingar: 
Upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling („skráðan einstakling“); einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Viðkvæmar persónuupplýsingar**:**

1. Upplýsingar um kynþátt, þjóðernislegan uppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð, lífsskoðun eða aðild að stéttarfélagi.
2. Heilsufarsupplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem varða líkamlegt eða andlegt heilbrigði einstaklings, þ.m.t. heilbrigðisþjónustu sem hann hefur fengið, og upplýsingar um lyfja-, áfengis- og vímuefnanotkun.
3. Upplýsingar um kynlíf manna og kynhneigð.
4. Erfðafræðilegar upplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem varða arfgenga eða áunna erfðaeiginleika einstaklings sem gefa einkvæmar upplýsingar um lífeðlisfræði eða heilbrigði einstaklingsins og fást einkum með greiningu á líffræðilegu sýni frá viðkomandi einstaklingi.
5. Lífkennaupplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem fást með sérstakri tæknivinnslu og tengjast líkamlegum, lífeðlisfræðilegum eða atferlisfræðilegum eiginleikum einstaklings og gera það kleift að greina eða staðfesta deili á einstaklingi með ótvíræðum hætti, svo sem andlitsmyndir eða gögn um fingraför, enda sé unnið með upplýsingarnar í því skyni að persónugreina einstakling með einkvæmum hætti.
   Vinnsla: 
   Aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki, svo sem söfnun, skráning, flokkun, kerfisbinding, varðveisla, aðlögun eða breyting, heimt, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu, dreifing eða aðrar aðferðir til að gera upplýsingarnar tiltækar, samtenging eða samkeyrsla, aðgangstakmörkun, eyðing eða eyðilegging.

Ábyrgðaraðili: 
Einstaklingur, lögaðili, stjórnvald eða annar aðili sem ákveður einn eða í samvinnu við aðra tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga.

Vinnsluaðili: 
Einstaklingur eða lögaðili, stjórnvald eða annar aðili sem vinnur með persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila.

Heimildir til að vinna með almennar persónuupplýsingar**:**

Samþykki: hinn skráði hafi gefið samþykki sitt fyrir vinnslu á persónuupplýsingum sínum í þágu eins eða fleiri tiltekinna markmiða.

Samningur: vinnslan sé nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður.

Lagaskylda: vinnslan sé nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila;

Brýnir hagsmunir: vinnslan sé nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni hins skráða eða annars einstaklings.

Almannahagsmunir eða opinbert vald: vinnslan sé nauðsynleg vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með.

Lögmætir hagsmunir: vinnslan sé nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna sem ábyrgðaraðili eða þriðji maður gætir nema hagsmunir eða grundvallarréttindi og frelsi hins skráða sem krefjast verndar persónuupplýsinga vegi þyngra, einkum þegar hinn skráði er barn.

Heimildir til að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar**:**

Samþykki: hinn skráði hafi veitt afdráttarlaust samþykki sitt fyrir vinnslunni í þágu eins eða fleiri tiltekinna markmiða.

Vinnulöggjöf, kjarasamningar og almannatryggingar: vinnslan sé nauðsynleg til þess að ábyrgðaraðili eða hinn skráði geti staðið við skuldbindingar sínar og nýtt sér tiltekin réttindi samkvæmt vinnulöggjöf og löggjöf um almannatryggingar og félagslega vernd og fari fram á grundvelli laga sem kveða á um viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda grundvallarréttindi og hagsmuni hins skráða.

Brýnir hagsmunir: vinnslan sé nauðsynleg til að verja brýna hagsmuni hins skráða eða annars einstaklings sem ekki er sjálfur fær um að gefa samþykki sitt.

Lögmæt starfsemi: vinnslan fari fram sem liður í lögmætri starfsemi stofnunar, samtaka eða annars aðila sem starfar ekki í hagnaðarskyni og hefur stjórnmálaleg, heimspekileg, trúarleg eða stéttarfélagsleg markmið, enda nái vinnslan einungis til meðlima eða fyrrum meðlima viðkomandi aðila eða einstaklinga sem eru í reglulegu sambandi við hann í tengslum við tilgang hans, persónuupplýsingar séu ekki fengnar þriðja aðila í hendur án samþykkis hins skráða og gerðar séu viðeigandi verndarráðstafanir.

Einstaklingur gert opinberar: vinnslan taki einungis til upplýsinga sem hinn skráði hefur augljóslega sjálfur gert opinberar.

Réttarkrafa: vinnslan sé nauðsynleg til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur.

Almannahagsmunir eða lagaheimild: vinnslan sé nauðsynleg, af ástæðum sem varða verulega almannahagsmuni, og fari fram á grundvelli laga sem kveða á um viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda grundvallarréttindi og hagsmuni hins skráða.

Heilbrigðisástæður: vinnslan sé nauðsynleg til að unnt sé að fyrirbyggja sjúkdóma eða vegna atvinnusjúkdómalækninga, til að meta vinnufærni starfsmanns, greina sjúkdóma og veita umönnun eða meðferð á sviði heilbrigðis- eða félagsþjónustu og fyrir henni sé sérstök lagaheimild, enda sé hún framkvæmd af starfsmanni slíkrar þjónustu sem bundinn er þagnarskyldu.

Lýðheilsa: vinnslan sé nauðsynleg af ástæðum er varða almannahagsmuni á sviði lýðheilsu, svo sem til að verjast alvarlegum heilsufarsógnum sem ná yfir landamæri eða tryggja gæði og öryggi heilbrigðisþjónustu og lyfja eða lækningatækja, og fari fram á grundvelli laga sem kveða á um viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda grundvallarréttindi og hagsmuni hins skráða.

Tölfræði-, sagnfræði- eða vísindarannsóknir**:** vinnslan sé nauðsynleg vegna tölfræði-, sagnfræði- eða vísindarannsókna, enda sé persónuvernd tryggð með tilteknum ráðstöfunum eftir því sem við á í samræmi við lög þessi og fari fram á grundvelli laga sem kveða á um viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda grundvallarréttindi og hagsmuni hins skráða.

Skjalavistun: vinnslan sé nauðsynleg vegna skjalavistunar í þágu almannahagsmuna og fari fram á grundvelli laga sem kveða á um viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda grundvallarréttindi og hagsmuni hins skráða, einkum þagnarskyldu.

Skjal: Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.