Sniðmát, leiðbeiningar

Útgefnar stefnur

• Aðgerðaáætlun um gervigreind (2025-2027) (einnig á ensku)
• Stefna Íslands um gervigreind (2021)
• Gervigreind hjá hinu opinbera
• Stefnur | Stafræn heilsa
• Gervigreindarstefna Háskóla Íslands | Háskóli Íslands
• Gervigreindarstefna Hagstofu Íslands - Hagstofa Íslands

Skapalón fyrir gervigreindarstefnu

Tekið saman úr gervigreindarstefnu ríkisins, stafrænnar heilsu, HÍ o.fl. opinberra aðila og listað upp með aðstoð gervigreindar.

1. Tilgangur

[Heiti stofnunar] ætlar að nýta gervigreind á ábyrgan, öruggan og markvissan hátt til að:

• bæta þjónustu við notendur,
• auka gæði og skilvirkni starfsemi,
• styðja við upplýsta ákvarðanatöku,
• efla nýsköpun og umbætur,
• styrkja starfsumhverfi og starfsánægju.

Notkun gervigreindar skal ávallt samræmast lögum, siðferðilegum viðmiðum, mannréttindum, persónuvernd og gildum stofnunarinnar.

2. Framtíðarsýn

[Heiti stofnunar] verði leiðandi í ábyrgri notkun gervigreindar innan síns málaflokks og nýti tæknina til að auka virði fyrir notendur, starfsfólk og samfélagið.

3. Meginmarkmið

3.1 Betri þjónusta

Gervigreind verði nýtt til að:

• bæta aðgengi að þjónustu,
• stytta afgreiðslutíma,
• auka samræmi í svörum og afgreiðslu,
• skapa persónubundnari og skilvirkari þjónustu.

3.2 Skilvirkari starfsemi

Gervigreind verði nýtt til að:

• draga úr handvirkri vinnu,
• einfalda ferla,
• bæta greiningu gagna,
• styðja við verkefnastjórnun og þekkingarmiðlun.

3.3 Þekking og hæfni

Stofnunin mun:

• efla gervigreindarlæsi starfsfólks,
• tryggja að starfsfólk þekki takmarkanir tækninnar,
• bjóða markvissa fræðslu og stuðning.

3.4 Ábyrg nýting

Allri notkun gervigreindar skal stýrt með áherslu á:

• gagnsæi,
• öryggi,
• rekjanleika,
• jafnræði,
• ábyrgð.

4. Grunngildi

Mannleg ábyrgð

Menn bera ávallt ábyrgð á ákvörðunum og afurðum gervigreindar.

Gagnsæi

Notendur skulu geta áttað sig á því þegar gervigreind kemur að þjónustu eða vinnslu upplýsinga.

Öryggi

Gervigreindarlausnir skulu uppfylla kröfur um upplýsingaöryggi.

Persónuvernd

Vinnsla persónuupplýsinga skal vera lögmæt og í samræmi við gildandi reglur.

Gæði

Niðurstöður gervigreindar skulu staðfestar eftir því sem við á áður en þær eru nýttar í starfsemi.

Jafnræði

Unnið skal gegn hlutdrægni og mismunun í gögnum, líkönum og niðurstöðum.

5. Áherslusvið gervigreindar

Stofnunin mun forgangsraða þróun og notkun gervigreindar á eftirfarandi sviðum:

Þjónusta

[Dæmi]

Innri starfsemi

[Dæmi]

Þekkingarstjórnun

[Dæmi]

Greining og ákvarðanastuðningur

[Dæmi]

Sjálfvirknivæðing ferla

[Dæmi]

6. Stjórnskipulag og ábyrgð

Forstjóri / framkvæmdastjóri

• Ber ábyrgð á stefnu og fjármögnun.

Framkvæmdastjórn

• Forgangsröðun verkefna.
• Ákvörðun um innleiðingu.

Gervigreindarráð eða stýrihópur

• Samræmir innleiðingu.
• Metur áhættu.
• Fylgir eftir árangri.

Persónuverndarfulltrúi

• Veitir ráðgjöf um persónuvernd.

Upplýsingaöryggisstjóri

• Tryggir öryggiskröfur.

Starfsfólk

• Ber ábyrgð á ábyrgri notkun í daglegum störfum.

7. Áhættustýring

Áður en ný gervigreindarlausn er tekin í notkun skal meta:

• tilgang,
• ávinning,
• lagalega þætti,
• persónuvernd,
• upplýsingaöryggi,
• siðferðileg áhrif,
• rekjanleika niðurstaðna,
• áhrif á notendur.

8. Mælingar á árangri

Árlega verði mælt:

• hlutfall starfsfólks með gervigreindarþjálfun,
• fjöldi innleiddra lausna,
• tímasparnaður,
• aukin þjónustugæði,
• ánægja starfsfólks,
• ánægja notenda,
• fjöldi áhættumála eða frávika.

9. Endurskoðun

Stefnan skal endurskoðuð að lágmarki á tveggja ára fresti eða oftar ef þörf krefur.

1. Tilgangur

Þessi stefna skilgreinir hvernig starfsfólk [stofnunar] má nota gervigreindartól í daglegum störfum og með hvaða hætti.

2. Gildissvið

Stefnan tekur til:

• allra starfsmanna,
• verktaka,
• ráðgjafa,
• tímabundins starfsfólks.

Nær til allra samþykktra gervigreindartækja sem stofnunin heimilar.

3. Meginreglur

Starfsmaður ber ábyrgð

Starfsmaður ber ábyrgð á:

• öllum niðurstöðum sem nýttar eru,
• staðreyndaskoðun efnis,
• öllu fóðri sem starfsmaður setur deilir í gervigreindartól,
• faglegu mati á afurðum.

Manneskjan tekur ákvörðunina

Gervigreind styður ákvarðanir en kemur ekki í stað mannlegrar ábyrgðar.

Gervigreind getur haft rangt fyrir sér.

Allar niðurstöður skulu metnar gagnrýnið áður en þær eru nýttar.

4. Heimil notkun

Starfsfólki er heimilt að nota samþykkt verkfæri til að:

Ritvinnslu

• draga saman efni,
• skrifa drög,
• lagfæra texta,
• þýða.

Fundarvinnu

• undirbúa fundi,
• vinna fundargerðir,
• taka saman verkefni.

Þekkingarvinnslu

• greina gögn,
• skipuleggja upplýsingar,
• búa til fyrstu útgáfur skýrslna.

Forritun og tæknivinnu

• skrifa drög að kóða,
• greina villur,
• útbúa skjölun.

5. Óheimil notkun

Óheimilt er að:

• setja trúnaðarupplýsingar í ósamþykkt kerfi,
• setja viðkvæmar persónuupplýsingar í opna þjónustu,
• treysta niðurstöðum án yfirferðar,
• nota gervigreind til ákvarðana sem hafa lagaleg áhrif án mannlegrar staðfestingar,
• nota óheimild verkfæri sem ekki hafa verið samþykkt af stofnuninni.

6. Flokkun gagna

Opnar upplýsingar

Má nýta í samþykktum tólum.

Innri upplýsingar

Einungis í samþykktum og öruggum lausnum.

Trúnaðarupplýsingar

Einungis samkvæmt sérstöku mati.

Viðkvæmar persónuupplýsingar

Óheimilt nema sérstök heimild og tæknileg útfærsla liggi fyrir.

7. Samþykkt verkfæri

Stofnunin skal halda utan um lista yfir samþykkt verkfæri.

8. Skyldur stjórnenda

Stjórnendur skulu:

• stuðla að öruggri notkun,
• tryggja fræðslu,[ET1] [VJ2]
• fylgjast með innleiðingu,
• tilkynna frávik.

9. Fræðsla

Allt starfsfólk skal:

• ljúka grunnnámskeiði,
• þekkja reglur um persónuvernd,
• kunna að meta áhættu gervigreindar.

10. Tilkynning frávika

Frávik skulu tilkynnt í gegnum:

• upplýsingaöryggisferli,
• persónuverndarferli,
• atvikaskráningarkerfi stofnunarinnar.

11. Endurskoðun

Stefnan skal endurskoðuð árlega og uppfærð í takt við tækniþróun, lög og reglur.

1. Stefna og markmið

☐ Gervigreindarstefna

☐ Notkunarstefna. Skilgreint hvaða vandamál eða tækifæri Copilot á að leysa.

☐ Sett fram skýr markmið og væntur ávinningur.

☐ Skilgreindir mælikvarðar á árangur (KPI).

☐ Innleiðing tengd bæði stafrænnistefnu stofnunarinnar og þjónustustefnu ef við á.

☐ Ákveðið hvort allir eða ákveðnir notendahópar fá Copilot fyrst.

Spurningar

• Hvað viljum við bæta?
• Hvernig munum við mæla árangur?
• Hvaða verkefni eru líklegust til að njóta góðs af Copilot?

2. Ábyrgð og stjórnskipulag

☐ Skipaður verkefnastjóri.

☐ Skilgreindur eigandi lausnarinnar innan stofnunar.

☐ Skilgreint hlutverk upplýsingatækni.

☐ Skilgreint hlutverk persónuverndarfulltrúa.

☐ Skilgreint hlutverk upplýsingaöryggisstjóra.

☐ Skilgreint hlutverk stjórnenda og notenda.

☐ Ákveðið hvernig brugðist verður við frávikum eða atvikum.

Spurningar

• Hver tekur ákvörðun ef ágreiningur kemur upp?
• Hver ber ábyrgð á samskiptum við Microsoft og þjónustuaðila?
• Hver tekur við öryggis- og persónuverndaratvikum?

3. Persónuvernd

☐ Mat á áhrifum á persónuvernd (MÁP).

☐ Kortlagt hvaða persónuupplýsingar notendur gætu unnið með.

☐ Skýrt hvaða upplýsingar má ekki setja inn í Copilot.

☐ Metið hvort sérstakir flokkar persónuupplýsinga komi við sögu.

☐ Uppfærðir vinnslusamningar ef þarf.

☐ Útbúnar leiðbeiningar fyrir notendur.

Spurningar

• Eru gögnin nauðsynleg fyrir verkefnið?
• Innihalda gögn viðkvæmar upplýsingar?
• Hvernig er farið með gögn sem Copilot vinnur úr?

4. Upplýsingaöryggi

☐ Gögn flokkuð samkvæmt reglum stofnunar og gagnaflokkun ríkisins.

☐ Aðgangsstýring yfirfarin.

☐ Fjölþáttaaðkenning (MFA) virkjuð fyrir notendur.

☐ Endurskoðun á heimildum í SharePoint, Teams og OneDrive.

☐ Öryggisvöktun skilgreind.

☐ Atvikaviðbragðsferlar yfirfarnir.

Spurningar

• Hver hefur aðgang að hvaða gögnum?
• Gæti Copilot birt gögn sem notendur ættu ekki að sjá?
• Eru heimildir í Microsoft 365 í góðu lagi?

5. Gögn og upplýsingastjórnun

☐ Hreinsun gagna hafin áður en Copilot er virkjaður.

☐ Yfirfarnar heimildir í SharePoint-svæðum.

☐ Yfirfarnar Teams-rásir.

☐ Yfirfarnar sameiginlegar möppur.

☐ Skilgreindar varðveislureglur.

☐ Úrelt gögn fjarlægð eða flokkuð.

Spurningar

• Treystum við gögnunum sem Copilot hefur aðgang að?
• Eru skjöl rétt flokkuð?
• Eru gömul eða röng gögn aðgengileg?

6. Tæknilegur undirbúningur

☐ Microsoft 365 umhverfi tilbúið.

☐ Rétt leyfi (licences) til staðar.

☐ Virkjað samkvæmt leiðbeiningum Microsoft.

☐ Yfirfarnar öryggisstillingar.

☐ Tengingar við önnur kerfi greindar.

☐ Prufuumhverfi skilgreint ef við á.

Spurningar

• Uppfyllum við tæknilegar forsendur?
• Hvaða kerfi eiga að tengjast síðar?
• Þarf sérstaka samþættingu?

7. Lög og reglur

☐ Fylgt reglum um persónuvernd.

☐ Fylgt lögum um upplýsingastjórnun.

☐ Fylgt reglum um opinber skjalasöfn.

☐ Metin áhrif á upplýsingagjöf og gagnsæi.

☐ Lagaleg ábyrgð skýr.

Spurningar

• Getum við rökstutt ákvarðanir byggðar á niðurstöðum Copilot?
• Hvernig varðveitum við skjöl sem verða til?
• Eru lagalegar takmarkanir á notkuninni?

8. Mannlegi þátturinn

☐ Fræðsla fyrir notendur tilbúin.

☐ Leiðbeiningar um örugga notkun birtar.

☐ Samræmd skilaboð frá stjórnendum.

☐ Stuðningur við notendur skilgreindur.

☐ Áhersla á að notendur beri áfram ábyrgð á niðurstöðum.

Spurningar

• Vita notendur hvað Copilot getur og getur ekki?
• Vita notendur hvernig á að sannreyna niðurstöður?
• Vita notendur hvaða gögn má ekki deila?

9. Ábyrg og örugg notkun

☐ Notendur þjálfaðir í gagnrýninni hugsun.

☐ Ferli til staðar fyrir villur eða rangar niðurstöður.

☐ Leiðbeiningar um staðfestingu upplýsinga.

☐ Bannað að treysta sjálfkrafa á niðurstöður.

☐ Skýr ábyrgð á endanlegum ákvörðunum.

Grunnreglur

• Copilot er aðstoðarmaður en ekki ákvörðunaraðili.
• Starfsmaður ber alltaf ábyrgð á niðurstöðum.
• Allar mikilvægar upplýsingar skulu sannreyndar.
• Viðkvæm gögn skulu aðeins notuð ef heimilt er.
• Fylgja skal reglum stofnunar um öryggi og persónuvernd.

10. Eftirfylgni og stöðugar umbætur

☐ Sett upp mæling á notkun.

☐ Mældur ávinningur reglulega.

☐ Safnað viðbrögðum notenda.

☐ Endurskoðun leiðbeininga framkvæmd.

☐ Regluleg yfirferð á öryggis- og persónuverndaráhættu.

☐ Innleiðingaráætlun uppfærð.

• Spurningar
• Erum við að ná þeim ávinningi sem stefnt var að?
• Hvaða hindranir koma upp?
• Hvaða hópar þurfa meiri stuðning?